ความหมายของจดหมายเหตุ

             คำ “จดหมายเหตุ” ที่กล่าวในที่นี้ตรงกับคำภาษาอังกฤษ ว่า อาร์ไคฟส์  (archives) ซึ่งแปลความหมายได้ 3 นัย คือ
 

1.

พื้นที่ สถานที่หรืออาคารที่เก็บเอกสารที่มีคุณค่าขององค์กร หรือ “ที่เก็บหรือห้องเก็บจดหมายเหตุ”

2.

หน่วยงานที่รับผิดชอบการคัดเลือก เก็บรักษาและให้บริการเอกสารที่มีคุณค่าต่อเนื่องขององค์กร หรือ “หอจดหมายเหตุ

 

หรือสถาบันจดหมายเหตุ”

3.

เอกสารประวัติศาสตร์ขององค์กรที่มีคุณค่าต่อเนื่อง หรือ “เอกสารจดหมายเหตุ” ในที่นี้คำ “จดหมายเหตุ” จะใช้ใน

 

ความหมายตามนัยข้อที่ 3 และในบางครั้งจะใช้ “เอกสารจดหมายเหตุ” แทน

 

ตามพจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ.2525 จำกัดความหมายของคำว่า “จดหมายเหตุ” ไว้ว่า

 

  • หนังสือบอกข่าวคราวที่เป็นไป
  • รายงานหรือบันทึกเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น
  • เอกสารที่ส่วนราชการ รัฐวิสาหกิจหรือเอกชนผลิตขึ้นเพื่อใช้เป็นหลักฐานและเครื่อง มือในการปฏิบัติงาน ซึ่งความหมายที่ 3 ที่ใกล้เคียงกับความหมายที่จะกล่าวในที่นี้แต่ยังเป็น  ความหมายที่กว้างอันนำไปปฏิบัติได้ยาก
     

       คำจำกัดความของ “จดหมายเหตุ” ที่ชาเลนเบิร์ก (Schellenberg, 1956 :16) ได้นิยามไว้ว่า คือ “เอกสารที่ได้คัดเลือกว่ามีคุณค่าเพื่อการอ้างอิงและศึกษาวิจัยและนำมาจัดเก็บและดูแลรักษาไว้ในสถาบันจดหมายเหตุ” เป็นความหมายที่สถาบันจดหมายเหตุส่วนใหญ่นิยมใช้เนื่องจากมีคำบ่งชี้ที่นำไปปฏิบัติได้

       แต่บางกลุ่มจะนิยมใช้คำจำกัดความที่เซอร์เจนกินสัน (Jenkinson, 1980 :237)  นิยามไว้ว่า
“จดหมายเหตุ” หมายถึง “เอกสารที่ได้สะสมโดยกระบวนการตามธรรมชาติในการดำเนินงานของภาครัฐหรือเอกชนและหลังจากนั้นได้นำมาดูแลรักษาเพื่อการอ้างอิงโดยบุคคลที่ได้รับมอบหมายให้รับผิดชอบ”
 

       ในที่นี้ “จดหมายเหตุ” จะหมายถึง เอกสารที่ได้รับการประเมินค่าว่ามีคุณค่าต่อเนื่อง (Australian Standards , AS 4390.-1-1996)  จากคำจำกัดความดังกล่าวสามารถพิเคราะห์ได้ว่าจดหมายเหตุจะต้องมีลักษณะสำคัญ  คือ 1. เป็นเอกสาร  2. มีคุณค่าต่อเนื่อง ซึ่งขยายความได้ดังนี้
      
เอกสาร ในที่นี้อาจเป็นกระดาษ ไม้ แผ่นหิน เทป หรือวัสดุใดก็ได้ที่สามารถบรรจุข่าวสารได้ แต่ต้องจัดทำและเก็บจากการดำเนินงานตามหน้าที่โดยปกติ รวมถึงเอกสารพิเศษ เช่น เอกสารส่วนบุคคลหรือ ต้นฉบับตัวเขียน และโดยทั่วไปหอจดหมายเหตุจะรวบรวมเอกสารของหน่วยงานต่างๆ ที่อยู่ในสังกัดเดียวกับหอจดหมายเหตุ
       มีคุณค่าต่อเนื่อง (continuing value) แต่เดิมนิยมใช้ว่า
“มีคุณค่า” ต่อมาได้มีบางกลุ่มพิจารณาเห็นว่า เอกสารทุกชิ้นจะมีคุณค่าตั้งแต่จัดทำขึ้นมาแล้ว หากคุณค่าของเอกสารหมดไปก็จะคัดมาทำลาย แต่ถ้าหากคุณค่าของเอกสารนั้นยังมีอยู่ นั่นหมายถึงคุณค่าของเอกสารยังมีอยู่ต่อเนื่องก็เลือกไว้เป็นเอกสารจดหมายเหตุ ดังนั้นหากใช้คำว่า “มีคุณค่าต่อเนื่อง” แทนคำว่า “มีคุณค่า” ก็จะเพิ่มความชัดเจนยิ่งขึ้น และทำให้ปฏิบัติได้ง่ายกว่า  ตามหลักวิชาการ  เอกสารที่เลือกเป็นเอกสารจดหมายเหตุจะต้องมีคุณค่าต่อเนื่องต่อการศึกษาค้นคว้าวิจัย  หรือมีคุณค่าต่อเนื่องที่แสดงถึงประวัติพัฒนาการ  กิจกรรม โครงการ  แผนงาน  เหตุการณ์ บุคคล  สถานที่ของหน่วยงาน
 

ความสำคัญของจดหมายเหตุและหอจดหมายเหตุ
       ในโลกสารสนเทศที่กว้างใหญ่  จดหมายเหตุเป็นเอกสารประเภทหนึ่งของกลุ่มสารสนเทศที่เป็นผลผลิตอันเกิดจากการดำเนินกิจกรรมขององค์การและสังคม ดังเช่นสารสนเทศประเภทการบอกเล่าเรื่องราวปากต่อปาก วัตถุ สิ่งประดิษฐ์และผลงานเชิงศิลปะที่มนุษย์สร้างขึ้น

       เอกสารที่เป็นผลผลิตของการดำเนินกิจกรรมขององค์การและสังคมเหล่านี้เป็นรูปแบบหนึ่งของสารสนเทศที่มีการบันทึก
(recorded  information) และมีความสัมพันธ์กับเอกสารกับกลุ่มอื่น ๆ เช่น เอกสารที่อยู่ในห้องสมุดที่มีบรรณารักษ์ดูแล โดยทั่วไปเอกสารที่บรรณารักษ์ดูแลเป็นสารสนเทศที่ผลิตออกมาโดยมีวัตถุประสงค์เพื่อการเผยแพร่ โดยส่วนใหญ่จะเป็นสิ่งพิมพ์ที่ให้ความรู้ ความคิด  ความรู้สึกและความคิดเห็น เพื่อให้ผู้อ่านได้รับ ความรู้ และ/หรือการบันเทิง เอกสารกลุ่มนี้มีรูปลักษณ์ที่หลากหลาย และอาจผลิตจำนวนมาก หรือเป็นสำเนา อาจพิมพ์หรือถ่ายทอดสู่สาธารณชนทางช่องหรือสื่อต่างๆ  เช่น เป็นหนังสือวารสารวิชาการ หนังสือพิมพ์ นิตยสาร รายการวิทยุและโทรทัศน์  ภาพยนตร์ เทปวีดีโอและเทปเสียง นวนิยาย บทละคร ฐานข้อมูลออนไลน์หรือบนแผ่น/จานเก็บข้อมูล

       ในหลายกรณี เอกสารที่กล่าวมานี้มีความสัมพันธ์กันอย่างใกล้ชิดกับจดหมายเหตุ ตัวอย่างเช่น ในการจัดทำนวนิยาย   ก่อนที่นวนิยายจะพิมพ์เป็นเล่มเผยแพร่ และมีเอกสารที่เป็นผลผลิตจากการดำเนินกิจกรรม (การจัดทำนวนิยายเป็นเล่ม) เช่น ต้นฉบับลายมือเขียน  เค้าโครงเรื่อง  จดหมายหรือบันทึกของผู้เขียนติดต่อกับผู้ที่เกี่ยวข้อง รวมถึงนวนิยายต้นฉบับที่เป็นร่างสุดท้ายที่ผู้เขียนบันทึกบนกระดาษหรือเก็บไว้บนดิสเก็ตต์ หรือบันทึกไว้ในความจำของเครื่องคอมพิวเตอร์ ผลผลิตทั้งหลายที่มีการบันทึกไว้ในระหว่างการจัดทำนวนิยายเป็นเล่มดังกล่าว  คือ จดหมายเหตุของการจัดทำนวนิยายเล่มนั้นๆ

       ในสังคมหนึ่งๆ มีกิจกรรมต่างๆ เกิดขึ้นมากมาย  และในการดำเนินกิจกรรมแต่ละกิจกรรมจะมีผลผลิตที่เป็นเอกสารออกมา เอกสารเหล่านี้บางส่วนมีคุณค่าต่อเนื่องที่ต้องเก็บรักษาเป็น
“จดหมาย” ดังนั้น  “จดหมายเหตุ” จึงถือว่าเป็นส่วนหนึ่งของวัฒนธรรมของสังคม ทั้งนี้เนื่องจากจดหมายเหตุมีความเกี่ยวพันธ์กับการดำเนินกิจกรรมของมนุษย์  จดหมายเหตุช่วยให้เข้าใจเรื่องราวต่างๆ ที่เกิดขึ้น ศิลปะที่มนุษย์สร้างสรรค์  และสิ่งแวดล้อม อันได้แก่  สถานที่ บุคคลและเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้อง จดหมายเหตุจึงเป็นแหล่งทรัพยากรเพื่อการศึกษาอย่างหนึ่ง และจดหมายเหตุที่แต่ละองค์กรรวบรวมไว้ถือเป็นมรดกของชาติและของโลกที่ให้ชนรุ่นหลังได้ศึกษาเพื่อรู้และทราบถึงกิจกรรมที่เกิดขึ้นในสังคมมนุษย์ในแต่ละยุคสมัย
 

แผนภูมิแสดงถึงโลกของสารสนเทศและจดหมายเหตุ
 


โดยสรุป  จดหมายเหตุเป็นส่วนหนึ่งของสารสนเทศของโลก และจดหมายเหตุมีความสำคัญสรุปได้ดังนี้

  1. เป็นความทรงจำขององค์กรที่ช่วยในการวางแผน ตัดสินใจ และดำเนินงานให้มีคุณภาพดีขึ้น มีความต่อเนื่อง เข้าถึงประสบการณ์ ความเชี่ยวชาญและเรื่องราวที่ผ่านมาและมุมมองของประวัติศาสตร์
  2. เป็นทางนำไปสู่ประสบการณ์ของคนอื่น ๆ อันนำมาเป็นบรรทัดฐานและ/หรือบทเรียนได้
  3. เป็นหลักฐานแสดงถึงสิทธิ ประโยชน์และความรับผิดชอบของหน่วยงาน  บุคคลและชุมชน
  4. เป็นเครื่องมือของอำนาจ ความชอบธรรม ความนับถือและการสานความสัมพันธ์ของสังคม
  5. เป็นสื่อไปสู่คุณค่าทางการเมือง สังคมและวัฒนธรรม     

และหอจดหมายเหตุหรือสถาบันจดหมายเหตุจึงมีความสำคัญสรุปได้ดังนี้

  1. เป็นแหล่งสงวนรักษาเอกสารปฐมภูมิ จดหมายเหตุเป็นความทรงจำขององค์กรที่เป็นข้อมูลที่ให้ข้อเท็จ จริงที่ปราศจากอคติเนื่องจากทำขึ้นเพื่อใช้ในการทำงานตามปกติ
  2. เป็นแหล่งรวมเอกสารที่ช่วยให้การวิจัยมีประสิทธิภาพ ทำให้ผู้วิจัยได้ข้อมูลจำนวนมากโดย ไม่ยุ่งยาก
  3. เป็นแหล่งดูแลรักษามรดกทางวัฒนธรรมของสังคม
  4. เป็นแหล่งที่ช่วยเติมความต้องการและสร้างความมั่นใจแก่บุคคลที่ต้องการ
  5. เป็นแหล่งปกป้องสิทธิประโยชน์ของบุคคล
  6. ช่วยลดพื้นที่เก็บเอกสารในสำนักงานขององค์กร ทำให้ประหยัดและสำนักมีประสิทธิภาพ ยิ่งขึ้น           
     

แนวคิดเกี่ยวกับการบริหารจดหมายเหตุ
     แนวคิดคลาสสิกที่มีอิทธิพลต่อการพัฒนางานจดหมายเหตุที่นักจดหมายเหตุมักกล่าวถึง สามารถจำแนกได้ 2 กลุ่ม  ดังนี้

  • กลุ่มที่ 1 เป็นกลุ่มที่นำแนวคิดที่พัฒนาโดย  เซอร์ฮิลารี เจนกินสัน  (Sir Hilary  Jenkinson) นักจดหมายเหตุชาวอังกฤษ อดีตผู้ช่วยหอจดหมายเหตุแห่งประเทศอังกฤษ  มาเป็นหลักในการบริหาร งานจดหมายเหตุ

         จากคำจำกัดความของคำ
    “จดหมายเหตุ” ที่เซอร์เจนกินสันได้กำหนดไว้ว่า คือ “เอกสารที่มีการสะสมตามกระบวนการธรรมชาติจากการดำเนินภารกิจของกิจการใดๆ ของรัฐหรือเอกชน ในเวลาใดเวลาหนึ่งและได้เก็บรักษาไว้เพื่อการอ้างอิง และเก็บในที่เก็บโดยเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบหรือผู้สืบทอด” คำจำกัดความดังกล่าวเน้นถึงลักษณะทางธรรมชาติของเอกสาร กับความสัมพันธ์ที่มีต่อหน่วยงานและสังคม  ดังนั้นการดูแลรักษาความสมบูรณ์และความแท้จริงของเอกสารจึงเป็นหน้าที่แรกของนักจดหมายเหตุ
     
  • กลุ่มที่ 2 เป็นกลุ่มที่นำแนวคิดที่พัฒนาโดย ที อาร์ ชาเลนเบิร์ก (T R Schellenberg) ชาวอเมริกัน อดีตนักจดหมายเหตุประจำหอจดหมายเหตุแห่งชาติและการบริหารเอกสารประเทศสหรัฐอเมริกา มาเป็นแนวทางในการบริหารงานจดหมายเหตุ

    จากความหมายของ
    “จดหมายเหตุ” ที่ชาเลนเบิร์กกล่าวไว้ว่า คือ “เอกสารของสถาบันของรัฐหรือเอกชนที่ได้พิจารณาแล้วว่ามีคุณค่าต่อการจัดเก็บรักษาเพื่อการอ้างอิงและการศึกษาวิจัยและได้มีการเก็บหรือได้รับคัดเลือก ให้เก็บรักษาไว้ในสถาบันจดหมายเหตุ” การบริหารงานจดหมายเหตุจึงเน้นการคัดเลือกหรือประเมินเอกสารที่มีคุณค่าต่อการศึกษาวิจัยเพื่อเก็บรักษาเป็นจดหมายเหตุและการโอนย้ายเอกสารมาเก็บรักษาในสถาบันจดหมายเหตุ

    การบริหารจดหมายเหตุจึงหมายถึงกระบวนการการดูแลรักษาเอกสารที่มีคุณค่าต่อเนื่องต่อองค์ กรโดยอาศัยแนวคิดจากการนิยามความหมายของ 
    “จดหมายเหตุ” มาเป็นแนวทาง  

ความสัมพันธ์ระหว่างการจัดการเอกสารและการบริหารจดหมายเหตุ

       การจัดการเอกสารและการบริหารจดหมายเหตุมีความสัมพันธ์กันอย่างใกล้ชิด เนื่องจากเอกสารที่จะต้องดูแลคือเอกสารเดียวกัน การดำเนินกิจกรรมจึงต้องต่อเนื่องกันตามขอบข่ายงานที่ได้แสดงไว้ในแผนภูมิหัวข้อ ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับการจัดการเอกสาร
       ในอดีตผู้รับผิดชอบการจัดการเอกสารจะมีขอบข่ายงานหลักที่ต้องรับผิดชอบคือ การจัดทำ ใช้ ดูแล  รักษาและการทำลายเอกสารที่ไม่ใช้แล้ว และผู้รับผิดชอบการบริหารจดหมายเหตุจะมีขอบข่ายงานหลักคือ การประเมินคุณค่าเอกสารจดหมายเหตุ การจัดเอกสารจดหมายเหตุ และการให้บริการเอกสารจดหมายเหตุและสารสนเทศ และมักแยกเป็น 2 ส่วนงานที่อิสระในการดำเนินงาน และมีผู้รับผิดชอบ 2 ตำแหน่ง คือ นักจัดการเอกสารรับผิดชอบส่วนงานการจัดการเอกสาร และนักจดหมายเหตุรับผิดชอบส่วนงานการบริหารจดหมายเหตุ  ทำให้มีช่องว่างในการบริหารและดำเนินงานเป็นอย่างยิ่ง และมีข้อจำกัดหากบุคลากรทั้งสองส่วนงานไม่มีการประสานงานกัน
 

       ในปัจจุบันแนวคิดการจัดการเอกสารอย่างต่อเนื่องได้ลดช่องว่างดังกล่าว และมีการปรับขอบ ข่ายงาน การจัดการเอกสารให้ครอบคลุมตั้งแต่ การออกแบบระบบ การวางแผนประเมินคุณค่าและกำจัดเอกสาร ระบบงานสารบรรณซึ่งครอบคลุมกิจกรรมการจัดทำ ใช้  เก็บ  ดูแลรักษา และกำจัดเอกสาร  การประเมินและปรับปรุงระบบ และการฝึกอบรมบุคลากร  และลักษณะการทำงานจะต้องทำเป็นทีมโดยมีบุคลากรที่เกี่ยวข้องกับงานสารสนเทศ เช่น ผู้รับผิดชอบงานเอกสารหรืองานสารบรรณ ผู้รับผิดชอบงานจดหมายเหตุ บรรณารักษ์ นักคอมพิวเตอร์หรือนักสารสนเทศ และผู้บริหารมาทำงานร่วมกัน ตั้งแต่การออกแบบระบบ การวางแผนประเมินคุณค่า ระบบงาน สารบรรณ  การประเมินระบบและการฝึกอบรมบุคลากร และในประเทศออสเตรเลียหลายองค์กรได้กำหนดตำแหน่งผู้บริหารที่รับผิดชอบงานเอกสารขององค์กรเป็นตำแหน่งนักจัดการเอกสาร/นักจดหมายเหตุ (แต่เดิมมิได้เป็นคนเดียวกันแต่จะแยกเป็น 2 ตำแหน่ง คือ นักจัดการเอกสาร และนักจดหมายเหตุและแยกส่วนงานเป็น 2 ส่วนงานที่มีอิสระไม่ขึ้นต่อกันทำให้การจัดการเอกสารในองค์กรมีความต่อเนื่องและมีประสิทธิภาพมากขึ้น) 
        

เปรียบเทียบงานห้องสมุดกับงานจดหมายเหตุ
       หากเปรียบเทียบงานห้องสมุดกับงานจดหมายเหตุแล้ว  จะเห็นว่าทั้งสองงานมีความสัมพันธ์กันในแง่ที่ว่าเป็นงานที่เกี่ยวข้องกับการดูแลรักษาสารสนเทศหรือเอกสาร  แต่ประเภทของเอกสารที่ต้องดูแลรักษา หลักการ เทคนิค และวิธีการที่นำมาใช้ในการดูแลรักษามีความแตกต่างกันระหว่างทั้งสองงาน ด้วยเหตุนี้งานห้องสมุดและงานจดหมายเหตุจึงสามารถแยกเป็นส่วนงานที่อิสระต่อกันได้
 

ตารางข้างล่างนี้สรุปประเด็น/ลักษณะสำคัญของการจัดการเอกสาร
การบริหารจดหมายเหตุและการบริหารห้องสมุด

ประเด็น/
ลักษณะ

การจัดการเอกสาร

การบริหารจดหมายเหตุ

การบริหารห้องสมุด

เอกสารที่ดูแล

 

 

 

เอกสารขอ’หน่วยงานที่ยังต้องการใช้ในการดำเนินกิจกรรม

เอกสารของหน่วยงานที่มีคุณค่าต่อเนื่อง

เอกสารที่มีสารสนเทศที่ต้องการ

วัตถุประสงค์ในการจัดการเอกสาร

 

 

 

เพื่อควบคุมเอกสารที่หน่วยงานจัดทำขึ้นหรือรับไว้เพื่อจะได้นำมาใช้ในการดำเนินกิจกรรมได้สะดวกและเพื่อเป็นหลักฐานในการทำงาน

เพื่อรักษาเอกสารของหน่วยงานที่มีคุณค่าให้มีความปลอดภัยและนำมา ใช้ได้เมื่อต้องการและเป็น มรดกทางความรู้และวัฒน ธรรมไว้ให้อนุชนรุ่นหลัง

เพื่อรวบรวมความรู้ในสาขาวิชาการต่างๆ ที่มีการผลิตและเผยแพร่ให้มีการใช้ได้สะดวก

หลักการจัดเอกสาร

 

 

 

ระบบการเก็บเอกสารสำนักงาน

ตามแหล่งที่มาและตาม ลำดับเดิม

ระบบการจัดหมวดหมู่ หนังสือ

 

 

 

 

ผู้รับผิดชอบดูแล

 

 

 

นักจัดการเอกสาร/ผู้จัดการเอกสาร

นักจดหมายเหตุ

บรรณารักษ์

 

ขอบข่ายงานจดหมายเหตุ

               จากหลักการและแนวคิดคลาสสิกของเซอร์เจนกินสันและชาเลนเบิร์ก ทำให้สามารถกำหนดภารกิจพื้นฐานของงานจดหมายเหตุ ได้ว่าจะประกอบด้วยกิจกรรมพื้นฐาน ดังนี้
 

การประเมินคุณค่าเอกสาร (identify/Appraisal) 

การจัดหาหรือการรับเอกสาร (Acquire)

การดูแลรักษา(Maintain)

การให้ใช้/เข้าถึง(Provide  Access)

 

 

กระบวนการดำเนินงานจดหมาย

               หากพิจารณากระบวนการดำเนินงานจดหมายตามขอบข่ายงานจดหมายเหตุ จะมีรายละเอียดดังนี้
 

   1.การประเมินคุณค่าเอกสารจดหมายเหตุ

 

         การประเมินคุณค่าเอกสารจดหมายเหตุ เป็นภารกิจหนึ่งที่สำคัญของนักจดหมายเหตุ แต่หากองค์กรใดมีการจัดทำตารางกำหนดอายุการเก็บและทำลายเอกสารไว้แล้ว กิจกรรมนี้จะเป็นเพียงการตรวจสอบเอกสารให้ตรงตามตาราง  กำหนดอายุการเก็บและทำลายเอกสารเท่านั้น

       สำหรับความหมายของ
“การประเมินคุณค่า” ที่ง่ายๆ จะหมายถึง การตัดสินใจ ว่าจะเก็บเอกสารอะไร  และอะไรจะต้องทิ้ง ในที่นี้จะใช้ความหมายตามหลักวิชาการที่กำหนดว่า “การประเมินคุณค่า” หมายถึง  การกำหนดคุณค่าเพื่อการกำจัดเอกสารแต่ละองค์กรจะมี  เอกสารจดหมายเหตุมีจำนวนไม่มากนักโดยทั่วไปแต่ละองค์กรจะมีเอกสารจดหมายเหตุประมาณ 3-5% ของเอกสารที่องค์กรได้จัดทำขึ้นหรือรับไว้  ดังนั้นการคัดเลือกว่าเอกสารใดจะเป็นจดหมายเหตุ และเมื่อไรจึงคัดเลือกจึงเป็นคำถามที่ต้องตอบให้ได้

       กระบวนการคัดเลือกว่าเอกสารอะไรจะเป็นจดหมายเหตุ  เรียกว่า “การประเมิน” ในทางปฏิบัติ  หอจดหมายเหตุแต่ละแห่งมีวิธีการประเมินและระยะเวลาการประเมินที่แตกต่างกัน ในบางแห่งการประเมินเอกสารจดหมายเหตุจะดำเนินการควบคู่กับการจัดหาเอกสารจดหมายเหตุ  นักจดหมายเหตุแต่ละคนมีวิธีการประเมินคุณค่าเอกสารด้วยมุมมองที่แตกต่างกัน  บางคนอยากทิ้งเอกสารทั้งหมด บางคนต้องการเก็บเอกสารทั้งหมด แต่ตามหลักวิชาการต้องประเมินต้องคำนึงถึงคุณค่า ทางจดหมายเหตุ โดยอาจตั้งคำถาม  ดังนี้
 

 

คำถามที่ 1

เอกสารนั้นมีลักษณะความเป็นหนึ่งหรือไม่ ในที่นี้ลักษณะความเป็นหนึ่งของเอกสาร เช่น หมายถึง

 

เอกสารต้นฉบับหรือเป็นฉบับที่มีความสมบูรณ์ครบถ้วนที่สุดที่ไม่ใช่เป็นหนึ่งของฉบับสำเนา

 

 

คำถามที่ 2

เอกสารนั้นสามารถใช้ได้ใช่หรือไม่ ในที่นี้หมายถึง สามารถนำข้อมูลออกมาใช้ได้หรือมีข้อมูลที่ให้ผู้ใช้

 

นำมาใช้ได้ เช่น เอกสารนั้นจึงไม่ใช่เอกสารที่ชำรุดเสียหายหรือบางเปราะจนไม่สามารถหยิบจับมาใช้ได้ ไม่ใช่เอกสารที่ไม่ได้สามารถจะอ่านได้ เนื่องจากตัวอักษรเลอะเลือนหรือบันทึกตัวอักษรโบราณที่ไม่มีใครในโลกสามารถอ่านได้

 

 

คำถามที่ 3

เอกสารนั้นสำคัญหรือไม่ ในที่นี้  “ความสำคัญของเอกสาร” หมายถึง เช่น

 

  1. เอกสารมีอายุเก่า เกินกว่า 25 ปี 
  2. เอกสารนั้นให้ประสบการณ์สะท้อนถึงความสำเร็จหรือความล้มเหลวในอดีต 
  3. เอกสารที่มีคุณค่าที่ควรเก็บไว้
  4. เอกสารนั้นต้องเป็นต้นกำเนิด  สะท้อนพัฒนาการขององค์กร โครงการ นโยบายและการ ดำเนินงานขององค์กรที่ควรเก็บอย่างถาวร 
  5. เอกสารนั้นเกี่ยวกับบุคคล สถานที่ เหตุการณ์  สิ่งของที่สำคัญควรเก็บรักษาอย่างถาวร

 

 

 

       ในบางแห่งมีการประเมินคุณค่าเอกสารจดหมายเหตุโดยพิจารณาถึงคุณค่าของเอกสาร โดย กำหนดเป็นเกณฑ์ในการประเมินคุณค่าเอกสารจดหมายเหตุ โดยจำแนกคุณค่าของเอกสารไว้เป็น 2 ลักษณะ คือ
 

       ก. คุณค่าขั้นต้นหรือคุณค่าการเป็นพยานหลักฐานหรือคุณค่าของเอกสาร โดยพิจารณาจาก  หน้าที่หรือวัตถุประสงค์ของเอกสารที่มีต่อหน่วยงานหรือบุคคลที่จัดทำและใช้เอกสารนั้น และเอกสารที่มีคุณค่าพยานหลักฐาน ยังสามารถจำแนกได้เป็น 3 ประเภทใหญ่ๆ คือ

 

  • เอกสารที่นำมาใช้ในการบริหารงานให้ต่อเนื่อง  เช่น รายงานการประชุมคณะกรรมการบริหาร นโยบายและคู่มือการดำเนินงาน รายงานประจำปีภาพถ่ายกิจกรรม
  • เอกสารที่แสดงถึงการรับรองและการยินยอมตกลง เช่น สัญญา  เอกสารข้อตกลง เอกสารแสดงสิทธิ  เอกสารแสดงการมอบหมายอันนำมาใช้ในการปกป้องสิทธิประโยชน์ และทรัพย์สินของบุคคลหรือสาธารณชน
  • เอกสารแสดงสถานะและ/หรือเป็นหลักฐานทางการเงิน เช่น รายงานการตรวจสอบการเงิน ใบรับรองการเงิน (financial statement)

       ข. คุณค่าขั้นที่สองหรือคุณค่าการให้ข้อมูลและสารสนเทศอันสามารถนำมาใช้ประโยชน์ในการศึกษาวิจัยได้ เอกสารที่อ่านแล้วมีข้อมูลหรือสารสนเทศเกี่ยวกับบุคคลและหน่วยงาน สิ่งของ เรื่องราว ความรู้ เหตุการณ์และสถานที่ (โดยคำนึงถึงผู้อ่าน/ผู้ใช้เป็นหลัก)
               นอกจากนี้ยังต้องใช้เทคนิคการประเมินด้วยการพิจารณาด้านกายภาพของเอกสารมาเป็นเกณฑ์ การประเมินเพิ่มเติม เช่น ความสมบูรณ์ ความถูกต้อง ความน่าเชื่อถือ การจัดเรียงระเบียบในหลายแห่งได้เริ่มต้นด้วยการสำรวจเอกสาร  แล้วจึงนำข้อมูลและรายละเอียดที่ได้มาพิจารณาตัดสินใจและจัดทำเป็นตารางกำหนดอายุการเก็บและทำลายเอกสาร  ซึ่งการดำเนินการในลักษณะนี้ต้องดำเนินการร่วมกับผู้รับผิดชอบงานการจัดเอกสารขององค์กร
 

2. การจัดหาหรือการรับเอกสารจดหมายเหตุ
               การจัดหาหรือการรับเอกสารจดหมายเหตุเป็นกระบวนการเพิ่มจำนวนเอกสารจดหมายของหอจดหมายเหตุหรือสถาบันจดหมายเหตุด้วยวิธีการต่างๆ เช่น การรับอภินันทนาการ การรับมอบหรือการโอนย้าย การซื้อ  และการยืม อย่างไรก็ตาม องค์กรต้องมีการกำหนดนโยบายการจัดหาเอกสารจดหมายเหตุที่ชัดเจนเป็นลายลักษณ์อักษร  ว่าเอกสารจดหมายเหตุหมายถึงเอกสารใด ขอบเขตและเนื้อหาของเอกสารจดหมายเหตุที่จะจัดหามีอย่างไร และจะเก็บเอกสารจดหมายเหตุประเภทใดบ้าง และจะจัดหาด้วยวิธีใด
 

         โดยสรุป  กิจกรรมการจัดหาเอกสารจดหมายเหตุ จะครอบคลุมการดำเนินการได้ ดังนี้

 

  1. กำหนดขอบเขตของเอกสารที่จะจัดหาและประชาสัมพันธ์ให้หน่วยงานต่างๆ ได้ทราบ
  2. เสาะแสวงหาว่าเอกสารที่ตรงกับความต้องการเก็บรักษาอยู่ที่ใด
  3. เจรจาตกลงขอรับมอบเอกสาร
  4. ประเมินคุณค่าเอกสาร โดยจัดเกณฑ์การประเมินที่ชัดเจน เช่น ประเภทเอกสารและสาระของเอกสารว่า เกี่ยวกับเรื่องใด อายุและปริมาณ การจัดเรียงระเบียบและสภาพทางกายภาพของเอกสาร
  5. ลงทะเบียนและ/หรือจัดทำหลักฐานและเครื่องมือควบคุมเอกสารจดหมายเหตุเช่น ใบส่งมอบ เอกสาร ใบรับอภินันทนาการ ใบลงทะเบียน ใบแสดงการดำเนินงาน
  6. จัดเตรียมเอกสารบรรจุกล่องพร้อมจัดทำบัญชีรายเอกสารแต่ละกล่อง

3. การดูแลรักษาเอกสารจดหมายเหตุ
               การดูแลรักษาเอกสารจดหมายเหตุครอบคลุมทั้งการจัด การจัดทำหลักฐานและเครื่องมือควบคุมและช่วยค้นเอกสารจดหมายเหตุ และการสงวนรักษาเอกสารจดหมายเหตุ

       3.1. การจัดเอกสารจดหมายเหตุ
                   3.1.1 หลักการจัดเอกสาร การจัดเอกสารจดหมายเหตุมีหลักการที่สำคัญที่นักจดหมายเหตุ ใช้ในการดำเนินงาน คือ หลักการจัดการเอกสารตามแหล่งกำเนิดหรือตามแหล่งที่มา (principle of provenance) และหลักการจัดเอกสารตามระเบียบเดิมหรือเรียงตามลำดับเดิม (principle of originalorder) และการจัดเอกสาร จดหมายเหตุนั้นต้องจัดทั้งกายภาพและภูมิปัญญาของเอกสาร สามารถดำเนินการเป็นระดับ ดังนี้
 

ระดับที่ 1

จัดเอกสารจดหมายเหตุตามลำดับต้นกำเนิดเดิมหรือตามแหล่งที่มา  คือ การจัดเอกสารจดหมายเหตุที่มาจาก

 

ส่วนงานเดียวกันให้จัดเรียงรวมอยู่ด้วยกัน และแยกจากเอกสารจดหมายเหตุของส่วนงานอื่นๆ อาจเรียกการจัดระดับนี้ว่า “กลุ่ม” (group)

 

 

ระดับที่ 2

จัดเอกสารจดหมายเหตุเป็นกลุ่มย่อย   คือจัดเอกสารจดหมายเหตุที่มาจากส่วนงานเดียวกันแต่มีจำนวนมาก

 

ให้เป็นกลุ่มย่อยตามลักษณะของงานของส่วนงานนั้นๆ อาจเรียกการจัดระดับนี้ว่า “กลุ่มย่อย”  (sub-group)

 

 

ระดับที่ 3

จัดเอกสารจดหมายเหตุเป็นชุด คือการจัดเอกสารจดหมายเหตุที่มาจากส่วนงานเดียวกันและได้แยกเป็นส่วนย่อย

 

แต่ยังมีจำนวนมากให้แยกเอกสารที่ได้แยกเป็นส่วน ย่อยในระดับที่ 2 ให้เป็นส่วน ย่อยๆ อีก โดยอาจแยกตามลักษณะของเนื้อหาหรือเรื่องของเอกสาร เช่น การวิจัยเกี่ยวกับเคมี แยกตามลักษณะงาน เช่น การรับสมัครพนักงาน แยกตามลักษณะของกิจกรรม เช่น โครงการเงินกองทุน และแยกตามประเภทหรือรูปแบบเอกสาร เช่น แผนที่ ภาพถ่าย อาจเรียกการจัดการระดับนี้ว่า “ชุดเอกสาร” (series)

 

 

ระดับที่ 4

จัดเอกสารจดหมายเหตุในแต่ละชุดให้เป็นแฟ้ม คือ การจัดเอกสารจดหมายเหตุตามที่จัดแฟ้มในงานสารบรรณ

 

หรือตามภูมิศาสตร์ หรือตามลำดับอักษร หรือ ตามตัวเลข หรือตามหัวเรื่อง  อาจเรียกการจัดระดับนี้ว่า “แฟ้มเอกสาร”

 

 

               3.1.2  กระบวนการดำเนินงานการจัดเอกสารจดหมายเหตุ ในทางปฏิบัติการจัดเอกสารจดหมายเหตุ มีกระบวนการ ดังนี้

 

  1. รวบรวมประวัติเอกสาร (อ่านจากข้อมูลที่บันทึกไว้ในขณะลงทะเบียน เพื่อทราบข้อมูลการจัดทำเอกสาร การรับ และการใช้เอกสาร)
  2. รวบรวมข้อมูลของหน่วย/บุคคลที่จัดทำเอกสาร เช่น ประวัติ ภารกิจ/หน้าที่ความรับผิดชอบวัตถุประสงค์ของหน่วยงาน โครงสร้างการแบ่งส่วนงาน เหตุการณ์และกิจกรรมสำคัญที่เกี่ยวข้องกับเอกสาร
  3. จัดเอกสารจดหมายเหตุ ตามลำดับระดับที่กล่าวไว้แล้ว
  4. จัดเก็บกายภาพของเอกสาร โดยมีวิธีการ ดังนี้

 

  • ขั้นที่ 1  จัดเรียงแฟ้มเอกสารจดหมายเหตุในกล่องหรือวัสดุเก็บ
  • ขั้นที่ 2  จัดเรียงกล่องเอกสารบนชั้น
  • ขั้นที่ 3  จัดทำป้าย/แผนผังแสดงการจัดเก็บเอกสาร (ควรกำหนดตำแหน่งเลขที่ตู้/ชั้นให้ครบ  ทุกช่องไว้ก่อน)

       3.2. การจัดหลักฐานและเครื่องมือช่วยค้นเอกสารจดหมายเหตุ เป็นการจัดทำแก่นเนื้อหาเอกสารจดหมายเหตุหรือสภาพภายในของเอกสารจดหมายเหตุ โดยการนำรายการข้อมูลที่สำคัญของเอกสารจดหมายเหตุมารวบรวมและเรียบเรียง เป็นบัตร เป็นเล่ม เป็นวัสดุย่อส่วน หรือเป็นฐานข้อมูลหรือเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ วิธีการดำเนินงานนี้จะเรียกว่า “การจัดทำคำอธิบาย/รายการเอกสารจดหมายเหตุ”
 

               รายการข้อมูลที่สำคัญของเอกสารจดหมายเหตุที่ควรบันทึกในคำอธิบายเอกสารจดหมายเหตุ มีดังนี้

 

  1. แหล่งที่มา
  2. รหัสประจำเอกสาร
  3. ชื่อกลุ่มเอกสาร
  4. ชื่อเอกสาร
  5. วัน/เดือน/ปีของเอกสาร
  6. ปริมาณ/จำนวนเอกสาร
  7. ลักษณะ/ประเภทเอกสาร
  8. สรุปสาระ/เนื้อหาย่อยของเอกสารกลุ่ม/กลุ่มย่อย/ชุด นั้นๆ
  9. การจัดเรียงระเบียบเอกสารในแฟ้ม
  10. ระบุกลุ่ม/กลุ่มย่อยหรือชุดเอกสารที่เกี่ยวข้อง/สัมพันธ์กัน
  11. เงื่อนไขการเก็บ/การใช้เอกสาร
  12. รายการ/รายชื่อเอกสารที่อยู่ในชุดนั้น
  13. ชื่อผู้จัดเอกสาร/ผู้ทำรายการ
  14. วัน/เดือน/ปีที่จัดเอกสาร/จัดทำรายการคำอธิบาย

       ปัจจุบัน International Council on Archives หรือที่เรียกย่อว่า  ICA ได้จัดทำมาตรฐานการลงรายการคำอธิบายเอกสารจดหมายเหตุ เรียกว่า General lnternational Standard for Archival Description – ISAD(G) เพื่อให้หน่วยจดหมายเหตุใช้เป็นหลักเกณฑ์การลงรายการข้อมูลหรือคำอธิบายของจดหมายเหตุให้เป็นมาตรฐาน
 
       คำอธิบายหรือข้อมูลสำคัญของเอกสารจดหมายเหตุดังกล่าวจะนำมาจัดทำเป็นหลักฐานการควบคุม รวมทั้งนำมาจัดทำเป็นเครื่องมือช่วยค้นเอกสารจดหมายเหตุ
 

         เครื่องมือช่วยค้นเอกสารจดหมายเหตุ (Archival Finding Aids) ที่หน่วยงานจดหมายเหตุนิยมจัดทำ คือ

  1. บัญชีทะเบียนเอกสาร (Accession list)
  2. บัญชีรายการเอกสาร (lnventory or list)
  3. บัตรรายการ/ดรรชนี  (Cataloging or  lndex card)
  4. คู่มือแนะนำเอกสารจดหมายเหตุ หรือคู่มือแนะนำสถาบันจดหมายเหตุ (Guide)
  5. รายการเอกสารจดหมายเหตุใหม่ (New Accession  list)

       คู่มือช่วยค้นเอกสารจดหมายเหตุประเภทบัญชีรายการเอกสาร ที่นิยมจัดทำจะพิมพ์เป็นเล่มและมีส่วนประกอบ ดังนี้
      
ส่วนนำ   ในส่วนนำนี้โดยทั่วไปจะมีข้อมูลเพื่อให้ผู้อ่านทราบลักษณะทางธรรมชาติของเอกสารและภาพรวมทางภูมิปัญญาของเอกสาร  เช่น

  1. ประวัติหน่วยงาน/บุคคลเจ้าของเอกสาร
  2. คำอธิบายภาพรวมเอกสาร เช่น ที่มา เนื้อหา  (โดยสรุป) การได้มา      สภาพการจัดเรียงระเบียบข้อจำกัดต่างๆ เหตุการณ์เรื่องราวที่สำคัญที่    เกิดขึ้นที่เกี่ยวกับเอกสาร

       ส่วนหลัก โดยทั่วไปจะประกอบด้วยข้อมูลเพื่อระบุลักษณะทางกายภาพของเอกสารจดหมายเหตุและข้อมูลของเอกสารแต่ละชิ้น/รายการ  เช่น

  1. วัน/เดือน/ปีของเอกสาร
  2. ปริมาณ
  3. ประเภทของเอกสาร
  4. การจัดเรียงระเบียบ
  5. เลขประจำ/รหัสประจำเอกสาร
  6. ข้อมูลที่สำคัญที่เกี่ยวข้องกับเอกสารชิ้น/รายการนั้น

           ส่วนท้าย/ส่วนเพิ่มเติม เป็นข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับเอกสารและผู้ใช้ควรได้ทราบ  เช่น  ชื่อผู้จัดเอกสาร  ชื่อผู้ทำเครื่องมือช่วยค้น หรือแจ้งรายชื่อคู่มือ/รายการเอกสารที่เจ้าของเอกสารได้ใช้ในการ จัดเอกสารกลุ่มนั้น
     

           3.3 การสงวนรักษาเอกสารจดหมายเหตุ
                   เป็นการดำเนินการเพื่อปกป้องมิให้เอกสารจดหมายเหตุชำรุดเสียหาย  หรือสูญหาย  และรวมถึงซ่อมแซมหรือบูรณะในกรณีที่เอกสารจดหมายเหตุชำรุดเสียหายด้วยวิธีต่างๆ เพื่อยืดอายุ  หรือทำให้เอกสารอยู่ในสภาพเดิม หรือทำให้เอกสารนั้นสามารถใช้ได้หรือนำข้อมูลมาใช้ได้ ดังนั้นการสงวนรักษาจึงครอบคลุมตั้งแต่การบรรจุเอกสารในวัสดุเก็บที่เหมาะสม การรักษาสภาวะแวดล้อมของสถานที่จัดเก็บด้วยการควบคุมอุณหภูมิ ระมัดระวังและป้องกันสิ่งที่เป็นตัวทำลายเอกสาร  เช่น  ฝุ่น  แมลง  แสงแดด  และกำหนดแนวปฏิบัติในการหยิบจับเอกสารจดหมายเหตุอย่างถูกวิธี  และแนวปฏิบัติในกรณีที่เกิดอุบัติภัยต่างๆ เช่น น้ำท่วม พายุ การระเบิด  และไฟไหม้ และการซ่อมแซมเอกสารด้วยเทคนิควิธีการต่างๆ จนถึงการแปรรูปเอกสารเป็นไมโครฟิล์มหรือเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

    4. การให้ใช้หรือการอ้างอิงเอกสารจดหมายเหตุ 
                   การให้ใช้หรืออ้างอิงเอกสารจดหมายเหตุเป็นกิจกรรมหนึ่งที่สำคัญของสถาบันจดหมายเหตุที่มีความ สัมพันธ์กับกิจกรรมอื่นๆ เช่น การประเมินคุณค่าและการจัดเอกสารจดหมายเหตุ และมีความสัมพันธ์ผู้ใช้หรือลูกค้า
     

           การให้ใช้   คือการทำให้เอกสารหรือสารสนเทศที่อยู่ในเอกสารจดหมายเหตุที่สถาบันจดหมายเหตุเก็บรักษา  ได้นำไปสำรวจหรือนำไปศึกษาโดยผู้ใช้หรือผู้วิจัย
          
    การอ้างอิง คือการจัดสิ่งอำนวยความสะดวกและบริการต่างๆ เพื่อให้ผู้ใช้สามารถใช้เอกสารจดหมายเหตุ  ที่ต้องการได้ แต่ละสถาบันจดหมายเหตุมีการจัดบริการให้ใช้และการอ้างอิงเอกสารจดหมายเหตุแตกต่างกันขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ที่สถาบันกำหนดไว้ รวมถึงประเภทและลักษณะของเอกสารจดหมายเหตุที่สถานบันนั้นๆ มีอยู่ แต่หากจำแนกประเภทของการบริการเพื่อให้ใช้และการอ้างอิงจดหมายเหตุที่เป็นกิจกรรมพื้นฐานของสถาบันจดหมายเหตุ จะมีดังนี้
     

    1. การให้ใช้เอกสารจดหมายเหตุ โดยการให้อ่านในบริเวณที่จัดไว้ และให้ใช้ได้ตามนโยบายที่กำหนด
    2. การบริการตอบคำถามและช่วยค้นคว้า  โดยจัดผู้รับผิดชอบในการบริการตอบคำถามและช่วยแนะนำเครื่องมือช่วยค้น  หรืออำนวยความสะดวกแก่ผู้ใช้หรือผู้ขอรับบริการ
    3. การบริการทำสำเนาและจำลองเอกสารโดยกำหนดกฎระเบียบและค่าบริการที่ชัดเจนเป็นลายลักษณ์อักษร
    4. การให้ยืมระหว่างสถาบัน ในบางสถาบันอาจไม่จัดบริการนี้ แต่จะให้คำแนะนำและชี้แนะแหล่งให้ผู้ใช้ติดต่อสถาบันนั้นโดยตรง

           นอกจากนี้สถาบันจดหมายเหตุจำเป็นต้องดำเนินกิจกรรม การเผยแพร่เอกสารจดหมายเหตุและสารสนเทศเพื่อให้การให้ใช้และการอ้างอิงจดหมายเหตุประสบความสำเร็จและมีประสิทธิภาพ การจัดกิจกรรมเพื่อเผยแพร่เอกสารจดหมายเหตุและสารสนเทศ มีดังตัวอย่างนี้

    1. จัดแสดงนิทรรศการ
    2. จัดทำสิ่งพิมพ์เผยแพร่
    3. จัดบริการนำชมสถาบันจดหมายเหตุ
    4. สอนการใช้เอกสารจดหมายเหตุแก่นักเรียนในชุมชน
    5. จัดการบรรยาย อภิปราย สัมมนาฝึกอบรมทางวิชาการที่เกี่ยวข้อง
    6. จัดตั้งชมรมหรือกลุ่มบุคคลที่สนใจเพื่อการเผยแพร่และพัฒนางานจดหมายเหตุ
    7. จัดทำของที่ระลึกจำหน่ายหรือแจกเป็นอภินันทนาการ

         โดยสรุป การบริหารจดหมายเหตุเป็นภารกิจหนึ่งที่สำคัญของทุกองค์กร และมีความสัมพันธ์อย่างใกล้ชิดกับกิจกรรมการจัดการเอกสารขององค์กร หลักการ เทคนิค และวิธีการดำเนินงานจดหมายเหตุมีความแตกต่างจากหลักการ เทคนิค และวิธีการดำเนินงานห้องสมุด และการบริหารจดหมายเหตุขององค์กร จะประสบผลสำเร็จได้ต้องได้รับความร่วมมือของทุกคนในองค์กร เนื่องจากเอกสารที่แต่ละคนและแต่ละส่วนงานได้จัดทำขึ้น หรือรับไว้และใช้ในการบริหารและดำเนินงานในหน้าที่จะกลายเป็นเอกสารจดหมายเหตุที่ต้องนำมาจัดเก็บและดูแลรักษาในสถาบันหรือหน่วยงานจดหมายเหตุขององค์กร อย่างไรก็ตาม ไม่ใช่เอกสารทุกชิ้นของส่วนงานที่จะเก็บเป็นเอกสารจดหมายเหตุ จะมีเพียง 3-5 % ของเอกสารทั้งหมดที่มีในส่วนงาน ที่จะได้รับการคัดเลือกเป็นเอกสาร จดหมายเหตุ
     

    มาตรฐานคำอธิบายจดหมายเหตุระหว่างประเทศ หรือ ISAD (G) (General International Standard Archival Description)*
           มาตรฐานคำอธิบายจดหมายเหตุระหว่างประเทศ หรือ ISAD (G) ( General International Standard Archival Description) เป็นมาตรฐานที่พัฒนาขึ้นโดยคณะกรรมการพัฒนามาตรฐานคำอธิบายเอกสาร (The Ad Hoc Commission for the Development of Description Standard) ของสภาการจดหมายเหตุระหว่างประเทศ (ICA) เพื่อจัดทำคำอธิบายจดหมายเหตุหลายระดับ
    ลักษณะที่สำคัญของ
    ISAD (G) มีดังนี้
          
    หน่วยข้อมูลของ ISAD (G) จัดแบ่งออกเป็น 7 ส่วน ดังนี้

    • ส่วนที่ 1 คำอธิบายเกี่ยวกับเอกสาร (Identity statement area)
    • ส่วนที่ 2 คำอธิบายเกี่ยวกับบริบทของเอกสาร (Context Area)
    • ส่วนที่ 3  คำอธิบายเนื้อหาและโครงสร้างของเอกสาร (Content and Structure Area)
      ส่วนที่ 4  คำอธิบายเกี่ยวกับเงื่อนไขการเข้าถึงและการใช้เอกสาร (Conditions of Access and Use Area)
    • ส่วนที่ 5  คำอธิบายเกี่ยวกับสิ่งที่เกี่ยวข้อง (Allied Materials Area)
    • ส่วนที่ 6  คำอธิบายเพิ่มเติมอื่น ๆ หรือส่วนหมายเหตุ (Notes Area)
    • ส่วนที่ 7 คำอธิบายเกี่ยวกับการควบคุมการทำคำอธิบายเอกสาร (Description Control Area)

           หน่วยข้อมูลของ ISAD (G) ทั้ง 7 ส่วนนี้ ประกอบด้วย 26 หน่วยข้อมูล จำแนกได้ดังนี้

           ส่วนที่ 1 คำอธิบายเกี่ยวกับเอกสาร (Identity statement area)
                  
    คำอธิบายเกี่ยวกับเอกสาร (Identity statement area) หมายถึง ส่วนที่ให้ข้อมูลสำคัญในการอ้างถึงเอกสาร ที่อยู่ในหน่วยคำอธิบายเดียวกัน ประกอบด้วย 5 หน่วยข้อมูล ดังนี้

    1. สัญลักษณ์หรือรหัสอ้างอิง (Reference code(s)) หมายถึง สัญลักษณ์หรือเลขหมวดหมู่ของเอกสาร เพื่อความสะดวกในการเก็บรักษาและเพื่ออ้างอิงในการนำกลับมาใช้ กฎนี้กำหนดให้บันทึกรหัสที่ใช้จำแนกเอกสารทั้งรหัสประเทศ รหัสสถานที่เก็บเอกสาร รหัสอ้างอิงท้องถิ่นหรือหมายเลขควบคุม
    2. ชื่อเอกสาร (Title) หมายถึง ชื่อที่ใช้เรียกแทนกลุ่มเอกสาร เป็นการระบุองค์การผู้ผลิตเอกสาร หรือชื่อที่สะท้อนให้เห็นภาระหน้าที่หรือกิจกรรม
    3. วัน เดือน ปี ของเอกสาร (Date(s)) หมายถึง วัน เดือน ปี หรือช่วงเวลาที่ผลิตหรือสะสมเอกสารไว้ใช้ในการปฏิบัติงาน
    4. ระดับของคำอธิบายเอกสาร (Level of description) หมายถึง ระดับชั้นของเอกสาร ตั้งแต่เอกสารระดับกลุ่ม (Fonds) ระดับกลุ่มย่อย (Sub – Fonds) ระดับชุด (Series) ระดับชุดย่อย (Sub–Series) ระดับแฟ้ม (File) และระดับเรื่อง (Item) เพื่อให้ทราบถึงระดับชั้นของเอกสาร
    5. ขนาดและสื่อของเอกสาร (ปริมาณ จำนวน และขนาด) (Extent and medium of the unit of description) หมายถึง ข้อมูลเกี่ยวกับลักษณะทางกายภาพของเอกสาร ได้แก่ จำนวน ขนาด ปริมาณ หรือสื่อลักษณะพิเศษที่ใช้บันทึกเอกสาร เช่น เทปแม่เหล็ก แผ่นซีดี-รอม เป็นต้น

           ส่วนที่ 2 คำอธิบายเกี่ยวกับบริบทของเอกสาร (Context Area)
          
    คำอธิบายเกี่ยวกับบริบทของเอกสาร (Context Area) หมายถึง ส่วนที่ให้ข้อมูลเกี่ยวกับที่มาของเอกสาร ประกอบด้วย 4 หน่วยข้อมูล ดังนี้

    1. ชื่อผู้ผลิตเอกสาร (Name of creator(s)) หมายถึง ชื่อหน่วยงานหรือชื่อเจ้าของเอกสาร อาจรวมทั้งผู้รับผิดชอบในการผลิต การสะสม การดูแลรักษา และรวบรวมเอกสาร
    2. ประวัติหน่วยงานหรือประวัติเจ้าของเอกสาร (Administrative / Biographical history) หมายถึง ข้อมูลเกี่ยวกับประวัติการบริหารงานของหน่วยงานที่ผลิตเอกสารหรือสะสมเอกสาร โดยให้ข้อมูลตั้งแต่เริ่มต้น พัฒนาการ และภารกิจของหน่วยงาน หรือระบุข้อมูลเกี่ยวกับประวัติเจ้าของเอกสารตั้งแต่วันเกิด สถานที่เกิด อาชีพ สถานที่ทำงาน หรือข้อมูลแสดงคุณวุฒิ ตลอดจนวัน เวลา ที่เสียชีวิตของเจ้าของเอกสาร
    3. ประวัติของจดหมายเหตุ (Archival history) หมายถึง ข้อมูลเกี่ยวกับประวัติการโอนย้ายเอกสารจากเจ้าของเอกสารเดิมไปยังหน่วยงานที่จัดเก็บรักษาและให้บริการ การจัดเรียง การจัดทำคู่มือช่วยค้น ผู้รับผิดชอบ และผู้ดูแลเอกสารนั้น ๆ
    4. แหล่งเอกสารหรือหน่วยงานหรือผู้มอบหรือโอนย้ายเอกสารนั้น (Immediate source of acquisition or transfer) หมายถึง ข้อมูลเกี่ยวกับแหล่งเอกสารหรือหน่วยงานหรือผู้มอบหรือโอนย้ายเอกสารนั้น และต้องลงวัน เดือน ปี ชื่อหน่วยงาน บุคคล ตระกูลที่จัดทำหรือวิธีการได้มาของเอกสาร

           ส่วนที่ 3 คำอธิบายเนื้อหาและโครงสร้างของเอกสาร (Content and Structure Area)
                   คำอธิบายเนื้อหาและโครงสร้างของเอกสาร (Content and Structure Area) หมายถึง ข้อมูลเกี่ยวกับเอกสารที่ช่วยให้ผู้ใช้ได้พิจารณาเพื่อการตัดสินใจใช้เอกสารนั้น ประกอบ 4 หน่วยข้อมูล ดังนี้

    1. ขอบเขตและเนื้อหาของเอกสาร (Scope and Content) หมายถึง ข้อมูลเกี่ยวกับขอบเขตของเอกสารชุดหรือหมวดนั้น เช่น ช่วงเวลาของเอกสาร เขตพื้นที่ทางภูมิศาสตร์ เป็นต้น และเนื้อหาของเอกสาร เช่น ข้อมูลเกี่ยวกับลักษณะเอกสาร เนื้อหาที่เกี่ยวข้อง การบริหาร และการดำเนินการเกี่ยวกับเอกสาร เป็นต้น
    2. การประเมินคุณค่า การทำลายและการกำหนดอายุการเก็บเอกสาร (Appraisal destruction and scheduling information) หมายถึง กระบวนการประเมินคุณค่าเอกสาร การทำลายเอกสาร และการจัดทำตารางกำหนดอายุการจัดเก็บเอกสารนั้น ๆ
    3. การเพิ่มขึ้นของเอกสาร (Accruals) หมายถึง ข้อมูลเกี่ยวกับการเพิ่มปริมาณของเอกสารที่จัดเก็บรักษาในหน่วยงานจดหมายเหตุ
    4. ระบบการจัดเรียงเอกสาร (System of arrangement) หมายถึง ข้อมูลเกี่ยวกับระบบการจัดเรียงเอกสาร ระบบการจัดหมวดหมู่เอกสาร หรือโครงสร้างภายในของเอกสาร

           ส่วนที่ 4  คำอธิบายเกี่ยวกับเงื่อนไขการเข้าถึงและการใช้เอกสาร (Conditions of Access and Use Area)
                   คำอธิบายเกี่ยวกับเงื่อนไขการเข้าถึงและการใช้เอกสาร (Conditions of Access and Use Area) หมายถึง เงื่อนไขในการเข้าใช้เอกสาร ในกรณีที่มีข้อจำกัดต่าง ๆ ประกอบ 5 หน่วยข้อมูลดังนี้

    1. เงื่อนไขในการเข้าถึงเอกสาร (Conditions governing access) หมายถึง ข้อมูลเกี่ยวกับกฎหมาย กฎระเบียบ ข้อบังคับ หรือนโยบาย ที่มีผลกระทบต่อการเข้าถึงหรือใช้เอกสาร
    2. เงื่อนไขการทำสำเนาเอกสาร (Conditions governing reproduction) หมายถึง ข้อมูลเกี่ยวกับลิขสิทธิ์หรือเงื่อนไขในการทำสำเนาเอกสาร ถ้าไม่มีข้อมูลจากหน่วยงานเจ้าของเอกสารเดิมให้จัดทำข้อมูลนี้ขึ้น เพื่อใช้เป็นกฎหรือระเบียบในการให้สำเนาเอกสาร เนื่องจากเป็นข้อมูลที่จำเป็น
    3. ภาษา/ตัวอักษรของวัสดุจดหมายเหตุ (Language/scripts of material) คือ การระบุข้อมูลเกี่ยวกับภาษา ตัวเขียนหรือสัญลักษณ์ที่ใช้บันทึกเอกสารนั้น เช่น ภาษาไทย ภาษาอังกฤษ ภาษาฝรั่งเศส เป็นต้น
    4. ลักษณะทางกายภาพและทางเทคนิคที่มีผลต่อการใช้เอกสาร (Physical characteristics and Technical requirements) หมายถึง ข้อมูลเกี่ยวกับลักษณะทางกายภาพภายนอกของเอกสารแต่ละชิ้น แต่ละรายการ เช่น ลายมือเขียน พิมพ์ดีด ถ่ายสำเนา ข่าวตัด (กฤตภาค) รวมเล่ม เข้าแฟ้ม แยกเป็นแผ่น ภาพพิมพ์ ภาพถ่าย ภาพถ่ายเนกตีฟ แถบเสียง เป็นต้น และการระบุลักษณะทางเทคนิคที่มีผลต่อการใช้เอกสาร เช่น การจัดทำเป็นรูปแบบรายการ เรื่องย่อ สาระสังเขป ดรรชนี โปรแกรมและ/หรือเครื่องคอมพิวเตอร์ที่จำเป็นในการเปิดใช้เอกสาร
    5. เครื่องมือช่วยค้น (Finding aids) หมายถึง ข้อมูลเกี่ยวกับเครื่องมือช่วยค้นที่หน่วยงานผู้ผลิตเอกสารได้จัดทำไว้

           ส่วนที่ 5 คำอธิบายเกี่ยวกับวัสดุที่เกี่ยวข้อง (Allied Materials Area)
                   คำอธิบายเกี่ยวกับวัสดุที่เกี่ยวข้อง (Allied Materials Area) หมายถึง ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับเอกสารในแต่ละชุด ทั้งทางเนื้อหาสาระหรือกิจกรรม ประกอบด้วย 4 หน่วยข้อมูล ดังนี้

    1. สถานที่เก็บเอกสารต้นฉบับ (Existence and location of originals) หมายถึง ชื่อหน่วยงานหรือสถานที่ หรือพื้นที่จัดเก็บเอกสารต้นฉบับ
    2. สถานที่เก็บเอกสารฉบับสำเนา (Existence and location of copies) หมายถึง ข้อมูลเกี่ยวกับหน่วยงาน สถานที่ หรือพื้นที่จัดเก็บเอกสารฉบับสำเนา
    3. เอกสารที่เกี่ยวข้อง (Related units of description) หมายถึง ข้อมูลเกี่ยวกับเอกสารชุดอื่นที่มีความเกี่ยวข้องกับเอกสารชุดที่จัดเก็บในหน่วยงานนั้น ๆ
    4. ข้อความเกี่ยวกับการพิมพ์ (Publication note) หมายถึง ข้อมูลเกี่ยวกับการจัดพิมพ์ที่เกิดจากผู้ใช้เอกสารนั้นแล้ว นำข้อมูลที่ได้จากการศึกษาค้นคว้าหรือการวิเคราะห์ไปจัดพิมพ์เป็นรูปเล่มสำหรับการเผยแพร่

           ส่วนที่ 6  คำอธิบายเพิ่มเติมอื่น ๆ หรือส่วนหมายเหตุ (Notes Area)
                   ส่วนที่ 6  คำอธิบายเพิ่มเติมอื่น ๆ หรือส่วนหมายเหตุ (Notes Area) หมายถึง ข้อมูลเพิ่มเติมที่ไม่สามารถจัดให้อยู่ในที่ใด ๆ ของคำอธิบายจดหมายเหตุส่วนอื่น ๆ ทั้ง 5 ส่วนข้างต้นได้ มี 1 หน่วยข้อมูล คือ

    1. หมายเหตุ หมายถึง ข้อมูลเอกสารที่ไม่สามารถจัดให้อยู่ในที่ใดๆ ของคำอธิบายจดหมายเหตุส่วนอื่นๆ ทั้ง 5 ส่วน ข้างต้นได้

           ส่วนที่ 7 คำอธิบายเกี่ยวกับการควบคุมการทำคำอธิบายเอกสาร (Description Control Area)
                   คำอธิบายเกี่ยวกับการควบคุมการทำคำอธิบายเอกสาร (Description Control Area) หมายถึง ข้อมูลเกี่ยวกับการจัดทำคำอธิบายเอกสาร ซึ่งใช้เป็นหลักฐานในการควบคุมเอกสาร ประกอบด้วย 3 หน่วยข้อมูล ดังนี้

    1. บันทึกของนักจดหมายเหตุ (Archivist's Note) หมายถึง ข้อมูลการจัดเตรียม การจัดทำ การปรับปรุงคำอธิบายเอกสาร และระบุชื่อผู้จัดทำและแก้ไขปรับปรุงคำอธิบายเอกสารนั้น
    2. กฎ ระเบียบหรือแนวปฏิบัติ (Rules or Conventions) หมายถึง ข้อมูลเกี่ยวกับข้อตกลงที่ใช้ในการจัดทำคำอธิบายเอกสารที่นำมาใช้เป็นกฎ ระเบียบ หรือแนวปฏิบัติระหว่างประเทศ ระดับประเทศ หรือระดับหน่วยงาน หรือระเบียบในการปรับปรุงคำอธิบายเอกสาร
    3. วัน เดือน ปีที่จัดทำคำอธิบายเอกสาร (Date(s) of descriptions) หมายถึง วัน เดือน ปี ที่จัดทำหรือปรับปรุงคำอธิบายเอกสารนั้น ๆ สำเร็จ

    การสงวนรักษาเอกสาร (preservation)
           หน้าที่สำคัญประการหนึ่งของงานจดหมายเหตุ คือ การสงวนรักษา (preservation) นักจดหมายเหตุจะต้องรำลึกไว้เสมอว่า เอกสารจดหมายเหตุเป็นของเก่า (เก่ากว่า 10 หรือ 20 ปีขึ้นไป) เป็นของที่มีอยู่เพียงชุดเดียวในโลกหรือมีเพียงจำนวนจำกัด และเป็นของที่ต้องเก็บตลอดไป ฉะนั้น จึงต้องดำเนินงานด้านการสงวนรักษาทันทีที่ได้รับเอกสารมา

           ปัจจัยสำคัญที่เป็นสาเหตุของความชำรุด ได้แก่ ปัจจัยภายใน อันได้แก่วัสดุที่ใช้ในการผลิตเอกสาร เช่น กระดาษ หมึก เคมีภัณฑ์ ขั้นตอนการดำเนินงาน ฯลฯ เหล่านี้หมดสภาพตามกาลเวลา ทำให้เอกสารกรอบ ซีดจาง เกิดปฏิกิริยาทางเคมี ตัวเอกสารอ่อนแอ หมดเยื่อใยยึดเหนี่ยวกันเอง เอกสารจึงกินตัว หรือแห้งหัก ฯลฯ ส่วนปัจจัยภายนอก อันได้แก่ การเก็บรักษาที่ไม่ดีต่างๆ เช่น ที่เก็บเอกสารไม่เหมาะ ความสกปรก ความไม่ระมัดระวังในการเก็บการใช้งาน เป็นต้น สิ่งแวดล้อมไม่ดี เช่น แสงแดดส่องมาถูกเอกสารแห้งกรอบ ซีดจาง เปลี่ยนสี ถูกฝนสาด เอกสารเปียก ทำให้เกิดเชื้อรา ตัวแมลง มดปลวก หนูกัด ทำลายเอกสาร เป็นต้น

          
    การสงวนรักษา มีองค์ประกอบของการดูแลด้วยการอนุรักษ์ (conservation) คือการดูแลรักษาเพื่อให้เอกสารคงทนไม่ชำรุด และการซ่อมแซม (Restoration) การดำเนินการให้เอกสารกลับเข้าสู่สภาพเดิม

          
    การอนุรักษ์เอกสาร (conservation) คือ กระบวนการในการป้องกันและการรักษาเอกสารให้คงสภาพดี ยืดอายุเอกสารให้ยาวนาน การดำเนินงานประกอบด้วย
     

    1.สถานที่เก็บที่เหมาะสม
           1.1 ตัวอาคาร เป็นอาคารคอนกรีต แข็งแรง ยกพื้น เพื่อป้องกันพื้นที่ลุ่มที่อาจทำให้เกิfความชื้น เกิดปลวก มด อันเป็นพาหะทำลายเอกสาร ผนังอาคารควรจะมีความหนามีวัสดุป้องกันความร้อนความเย็นที่จะแทรกเข้าออกจากอาคาร เพื่อให้อุณหภูมิและความชื้นในตัวอาคารคงที่ อาคารหอจดหมายเหตุอาจแบ่งเป็น 2 ส่วน คือ ส่วนทำงานทั่วไปและส่วนเก็บเอกสาร ซึ่งส่วนนี้ควรจะมีเนื้อที่ 60% ขึ้นไป และตั้งแยกส่วนกับส่วนทำงาน เชื่อมถึงกันด้วยทางเดิน
          
    1.2 ที่เก็บเอกสาร ควรเป็นห้องทึบไม่มีหน้าต่างหรือช่องแสงหรือช่องระบายอากาศ เป็นห้องโล่งกว้าง เพื่อการติดตั้งที่เก็บเอกสารได้จำนวนมาก ในประเทศร้อนชื้นเช่นประเทศไทยไม่ควรเก็บเอกสารในห้องใต้ดิน ซึ่งจะเสี่ยงกับความชื้นที่จะเกิดขึ้นในอนาคตที่เก็บเอกสารควรทาสีผนังด้วยสีกันรา ประตูทนไฟต้องติดตั้งเครื่องผจญเพลิงด้วยระบบอัตโนมัติใช้เคมีภัณฑ์ ห้ามใช้ระบบน้ำโดยเด็ดขาด มีเครื่องจับควัน และไฟฉุกเฉินอยู่ในชุดเดียวกันนี้

    2. ครุภัณฑ์และให้วัสดุที่ใช้จัดเก็บเอกสาร
           2.1 ครุภัณฑ์ที่เก็บเอกสาร ไม่ว่าจะเป็นชั้นหรือเป็นตู้ควรเป็นเหล็ก หากใช้ระบบชั้นหรือตู้เลื่อนจะเก็บเอกสารได้ปริมาณมากและประหยัดเนื้อที่ด้วย แต่การใช้ชั้นเลื่อน จะต้องวางแผนการล่วงหน้า เพราะตัวอาคารจะต้องรับน้ำหนักเพิ่มจากเดิมหลายเท่า ดังนั้น อาคารเก็บเอกสารของหอจดหมายเหตุจะต้องก่อสร้างด้วยราคาที่สูงกว่าอาคารธรรมดา ที่เก็บเอกสารที่เป็นชั้นไม้ ตู้ไม้ จะต้องอาบน้ำยาป้องกันแมลงก่อน
                   เนื่องจากเอกสารหอจดหมายเหตุมีหลายประเภท หลายขนาด หลายรูปแบบ การออกแบบที่เก็บจึงต้องพิจารณาอย่างรอบคอบให้เหมาะสมกับการเก็บเอกสารแต่ละประเภท เช่นแผนที่ จะต้องเก็บวางนอนในลิ้นชัก หากมีขนาดใหญ่เกินขนาดมาตรฐานจึงจะม้วนเก็บ ตู้เก็บไมโครฟิล์ม ชั้นเก็บแถบเสียง ชั้นเก็บวัสดุคอมพิวเตอร์ จะมีรูปลักษณะและขนาดแตกต่างกันทั้งสิ้น

          
    2.2 กล่องและแฟ้มบรรจุเอกสาร เอกสารทุกประเภทจะมีกล่องหรือแฟ้มเฉพาะบรรจุไว้ ก่อนนำขึ้นเก็บบนชั้นหรือตู้ กล่องและแฟ้มเหล่านี้จะสัมผัสถูกเนื้อเอกสารโดยตรง หากเกิดความชำรุด เสื่อมสภาพมีเชื้อรา ก็ทำให้เนื้อเอกสารชำรุดตามไปด้วย จึงควรเลือกแฟ้มหรือกล่องที่ทำจากวัสดุไร้กรด หรือของใหม่ที่ตรวจสภาพแล้วว่ามีกรดในตัวน้อย กล่องและแฟ้มบรรจุเอกสาร เหล่านี้จะป้องกันความชำรุดจากภายนอก ไปทำอันตรายและกีดกั้นมิให้ความชำรุดจากตัวเอกสารไปติดกับเอกสารอื่น นอกจากนี้ขนาดของกล่องและแฟ้มควรมีขนาดสัมพันธ์กับที่เก็บ ความสมดุลเหล่านี้ช่วยป้องกันและรักษาสภาพเอกสารให้คงทนได้
     

    3. การควบคุมสิ่งแวดล้อม
           3.1 ควบคุมอุณหภูมิและความชื้นให้คงที่ ด้วยการติดตั้งเครื่องปรับอากาศ เครื่องควบคุมความชื้น และเครื่องฟอกอากาศ อากาศที่เปลี่ยนแปลงความเย็นความชื้นตลอดเวลา เอกสารจะเสื่อมสภาพเพราะปรับตัวไม่ทัน อากาศชื้นมากจะทำให้เกิดเชื้อราอันเป็นอันตรายต่อเอกสารและผู้คน อุณหภูมิและความชื้นโดยทั่วไปประมาณ 65-70 องศาเซลเซียส ความชื้นประมาณ 55 % เอกสารประเภทฟิล์มต้องการความชื้น ความเย็นต่ำกว่านี้
                   เครื่องฟอกอากาศจะลดมลภาวะ เช่น ฝุ่นละออง  เชื้อแบคทีเรียได้อย่างมีประสิทธิภาพ ในกรณีที่ไม่อาจติดตั้งเครื่องปรับอากาศได้ตลอดเวลา การเปิดอาคารให้อากาศถ่ายเทปลอดโปร่งและติดตั้งเครื่องฟอกอากาศไว้จะเกิดประโยชน์มากกว่าการเปิดๆปิดๆเครื่องปรับอากาศมาก

          
    3.2 แสงสว่าง ไม่ว่าจะเป็นแสงแดดหรือแสงไฟฟ้าที่แรงจัดเป็นอันตรายกับเอกสารทั้งสิ้นเพราะทำให้เอกสารกรอบ ซีดจาง เปลี่ยนสี ห้องเก็บเอกสารจึงควรเป็นห้องปิดมิดชิด แสงแดดส่องเข้าไม่ได้ แม้แต่แสงไฟฟ้าก็ไม่ควรส่องตรงเอกสาร

                   สำหรับส่วนปฏิบัติงานหรือส่วนบริการซึ่งไม่ปิดทึบ ก็ควรใช้กระจกกรองแสง

          
    3.3 ฝุ่นละออง ควบคุมได้ด้วยการติดตั้ง เครื่องฟอกอากาศ อาคารปิดจะช่วยบรรเทาปริมาณฝุ่นละอองไปบ้าง แต่ก็คงยังมีอยู่ ทั้งที่เป็นฝุ่นละอองจากภายนอกและ ฝุ่นละอองที่เกิดจากเอกสาร
     

    4. สิ่งมีชีวิต
           4.1 แมลงและสัตว์ต่างๆ อันได้แก่แมลงหางแข็ง มด ปลวก หนู มอด ฯลฯ ควรกำจัดด้วยการอบด้วยน้ำยาเคมี หรือการแช่เย็นก่อนนำเอกสารเข้าห้องเก็บ เชื้อราเกิดจากความชื้น กำจัดด้วยการเช็ดด้วย thymol การทำความสะอาดที่เก็บ การควบคุมอุณหภูมิความชื้น การติดตั้งเครื่องฟอกอากาศ จะช่วยกำจัดแมลงและศัตรูเอกสารได้

          
    4.2 คน เป็นพาหะที่นำความชำรุดสูญหายแก่เอกสารมาก ต้องป้องกันหลายวิธีเช่น

    1. ห้ามปฏิบัติงานประจำในห้องเก็บเอกสาร ห้องเก็บ คือสถานที่เก็บเอกสารเท่านั้น
    2. ผู้เข้าห้องเก็บเอกสารต้องเฉพาะผู้ได้รับอนุญาต
    3. ห้ามนำอาหารเข้าห้องเก็บเอกสาร
    4. กำหนดระเบียบการใช้เอกสารอย่างรัดกุม

    5. การวางแผนป้องกันอุบัติภัย อันอาจเกิดจาก อัคคีภัย อุทกภัย วาตภัย การจลาจล ฯลฯ
                   การวางแผนป้องกัน ด้วยการตั้งคณะกรรมการดำเนินการร่วมกันพิจารณา เช่น

    1. ผู้รับผิดชอบสั่งการทุกด้าน
    2. ผู้รับผิดชอบด้านการใช้เครื่องมือ ประสานงานกับหน่วยงานภายนอก เพื่อขอความร่วมมือ
    3. ผู้รับผิดชอบด้านการขนย้ายเอกสาร มีแผนการและรู้ว่าเอกสารใดควรขนย้ายก่อนหลัง อย่างไร ไปที่ไหน
    4. ผู้รับผิดชอบด้านการป้องกันและซ่อมแซมเอกสารฉุกเฉิน แนะนำวิธีขนย้าย และดูแล เบื้องต้น
    5. รายชื่อผู้เกี่ยวข้องและหมายเลขโทรศัพท์ติดต่อ

    การซ่อมแซมเอกสาร (restoration) ในกรณีที่จะต้องซ่อมแซมเอกสาร มีวิธีการทำได้ดังนี้

    1. การซ่อมแซมให้เอกสารคงสภาพเดิม ในการซ่อมวิธีนี้จะต้องระลึกว่า
                   1.1 ผู้ซ่อมต้องเป็นผู้มีความรู้และได้รับการฝึกฝนอบรมมาแล้วอย่างดีในเทคนิคการซ่อมเอกสารและการใช้เคมีภัณฑ์ รวมทั้งมีความชำนาญงานในการนี้ มีความสุขุม ความประณีต จึงจะซ่อมเอกสารได้อย่างถูกต้อง สวยงามและคงทน

                   1.2 วิธีการซ่อมเอกสาร ต้องเป็นวิธีการที่รับรองแล้วว่าเหมาะสม ไม่ทำอันตรายต่อเนื้อเอกสาร หากการผิดพลาดเกิดขึ้น จะสามารถแก้ไขให้เอกสารกลับคืนสภาพเดิม
     
                   1.3 วัสดุที่ใช้ในการซ่อมเอกสารต้องได้รับการตรวจสอบทดลองแล้วว่ามีคุณสมบัติและคุณภาพดี ไม่เป็นอันตรายกับเอกสาร รวมทั้งกลมกลืนกับเอกสารเดิม

                   1.4 จะต้องไม่เติมข้อความลงในเอกสาร หากต้องต่อเติมเนื้อหาวัสดุจากส่วนที่ขาดหายไปด้วยวัตถุประสงค์ใดก็ตาม จะต้องใช้วัสดุที่แตกต่างจากตัวเอกสารอย่างชัดเจน
     

    วิธีการซ่อมเอกสาร โดยทั่วไปประกอบด้วย

    1. การทำความสะอาด และดึงที่เย็บเก่าที่สนิมออก
    2. การลดกรดในตัวเอกสาร
    3. การเคลือบด้วยมือโดยใช้กาวหรือเคลือบด้วยเครื่องเคลือบโดยใช้เซลลูไรด์ เป็น สื่อเชื่อม หรือการ encapsulate เอกสาร
    4. เอกสารขนาดใหญ่จะใช้การผนึกหลังก่อนนำเข้าที่เก็บ

    2. การซ่อมด้วยการทำสำเนา
           2.1 การทำสำเนาไมโครฟิล์ม ซึ่งเป็นวิธีที่นิยมและมีประสิทธิภาพที่สุดสำเนาไมโครฟิล์ม จะใช้ประโยชน์

     

     

    2.1.1 เป็นตัวแทนเอกสาร ในกรณีที่ถ่ายทั้งชุด ถึงจะมีจุดจำกัดบางด้าน ที่อาจไม่สามารถถ่ายเอกสารที่ซีดจางได้ หรือเอกสารที่ตัวเล็กมากๆ  และยังมีปัญหาการรับรองด้านกฎหมายก็ตาม

     

     

    2.1.2 ใช้เพื่อความปลอดภัย (security microfilm) เป็นไมโครฟิล์มต้นฉบับ ถ่ายด้วยฟิล์มต้นฉบับ

     

     

    2.1.3 ไมโครฟิล์มชุดเสริม (Complementary microfilm) คือไมโครฟิล์มที่ทำเป็นชุดๆ เฉพาะเรื่อง เช่น ชุดความสัมพันธ์ไทย-รัสเซีย ชุดการเสด็จทอดพระเนตรสุริยุปราคา ฯลฯ

     

     

    2.1.4 ใช้เพื่อการค้นคว้า เป็นชุดสำเนา จากต้นฉบับในข้อ 2.1.2 การทำไมโครฟิล์มอย่างถูกต้องทุกขั้นตอน คือ ฟิล์มคุณภาพดี ถ่ายทำดี ล้างน้ำยาดี ตามกำหนดเวลา เก็บรักษาและดูแลอย่างดี อายุของไมโครฟิล์มจะอยู่ได้นานนับ 100 ปี

     

     

     

     

    2.2 การทำสำเนา ลงวัสดุใหม่ เช่น ถ่าย ทำภาพเก่าลงบนฟิล์มใหญ่ ถ่ายฟิล์มภาพยนตร์เก่าลงฟิล์มใหม่ ถ่ายแถบบันทึกเสียงเก่าลงเทปใหม่ ฯลฯ เป็นที่เชื่อว่าจะได้เอกสารที่คุณภาพดีอายุยืนยาวกว่าต้นฉบับเดิม ส่วนการทำสำเนาจากเอกสารเดิมลงกระดาษใหม่ไม่เป็นที่นิยม

     

     

     

    การสงวนรักษาด้วยการจัดพิมพ์ เช่น สมุดภาพต่างๆ เป็นการสงวนรักษาภาพ

     

    การสงวนรักษาเอกสารจดหมายเหตุอัครสังฆมณฑลกรุงเทพฯ
            
    งานการสงวนรักษา หรืองานอนุรักษ์ทรัพยากรสารนิเทศของหอจดหมายเหตุ เพื่อรักษามรดกทางวัฒนธรรมไว้ให้เป็นประโยชน์สำหรับการศึกษา ค้นคว้าวิจัย เป็นงานที่สำคัญและเป็นงานที่กำหนดไว้ในนโยบายการบริหารงานของหอจดหมายเหตุ
              
    งานอนุรักษ์และซ่อมแซมทรัพยากร สารนิเทศให้มีสภาพแข็งแรง พร้อมที่จะใช้ประโยชน์และพยายามพัฒนางานอนุรักษ์ให้ได้มาตรฐานตามสากลนิยมต่อไป 


    ความหมายของการสงวนรักษา (Conservation หรือ  Preservation )
           การสงวนรักษาเป็นการกระทำเพื่อต้องการให้วัสดุทรัพยากรสารนิเทศอยู่ในสภาพที่คงทนแข็งแรง โดยการบำรุงรักษา หรือการซ่อมแซมให้อยู่ในสภาพเดิม พร้อมใช้ประโยชน์ต่อไป ในการประชุมระหว่างชาติเกี่ยวกับการสงวนรักษา ซึ่งจัดขึ้นที่กรุงโรม ในปี ค.ศ.1961 ได้ให้คำจำกัดความการสงวนรักษาว่าคือการกระทำเพื่อป้องกันและหยุดยั้งการเสื่อมทำลาย อันรวมถึงการซ่อมแซมให้กลับสู่สภาพเดิม (Restoration) ดังนั้นอาจจะสรุปได้ว่า
           การสงวนรักษาเป็นการกระทำเพื่อรักษาให้วัสดุอยู่ในสภาพเดิม ได้แก่ การหยุดยั้งการทำลายเอกสาร และการซ่อมแซมเอกสารให้อยู่ในสภาพคงทนถาวร เพื่อใช้ประโยชน์ต่อไป จึงกล่าว ได้ว่า งานการสงวนรักษา เป็นงานสำคัญงานหนึ่งของการบริหารงานจดหมายเหตุ


    ขบวนการจัดการในงานสงวนรักษาเอกสารจดหมายเหตุ
           งานการสงวนรักษาจะเกี่ยวข้องกับการบำรุงรักษา และการซ่อมแซมเอกสาร ดังนั้นเพื่อรักษา  มิให้เอกสารจดหมายเหตุเสื่อมสภาพ และยืดอายุการใช้งาน นักจดหมายเหตุจึงต้องเตรียมวิธีการสงวนรักษา เพื่อป้องกันการทำลาย การเสื่อมสภาพและพยายามหาวิธีที่อนุรักษ์ความเป็นเอกสารที่ทรงคุณค่า และความแข็งแรงของเอกสาร ต้นฉบับให้อยู่ในรูปลักษณะเดิม หรือในรูปลักษณะอื่นๆ และเนื่องจากการเสื่อมสภาพ การถูกทำลายจนเอกสารชำรุดเกิดจากปัจจัยหลัก 2 ประการ คือ
     

           1. ปัจจัยภายนอก ได้แก่

    1.1

    ก๊าซในอากาศ เช่น ซัลเฟอร์ไดออกไซด์ (Sulpherdioxide) และไนโตรเจนออกไซด์  (Nitrogen Oxide) เป็นต้น

    1.2

    อุณหภูมิ ความชื้น

    1.3

    แสงสว่าง

    1.4

    สัตว์  และแมลงต่าง ๆ

    1.5

    ผู้ใช้เอกสาร


           2. ปัจจัยภายใน  ได้แก่
                   2.1อนุมูลกรดในเนื้อกระดาษ ซึ่งเกิดขึ้นเนื่องจากกระบวนการผลิตกระดาษ ซึ่งใช้กรรมวิธีทางเคมี
                   2.2หมึกเขียน และหมึกพิมพ์ ที่มีส่วนประกอบของธาตุเหล็ก และกรดกำมะถัน
     

         วิธีการสงวนรักษา และการอนุรักษ์เอกสารจึงมุ่งไปที่มาตรการป้องกันเอกสารมิให้เสื่อมสภาพ   ที่เกิดจากปัจจัยทั้งสองนี้ โดยการจัดการหามาตรการจัดเก็บเอกสาร (Storage facilities) ที่เหมาะสมและปลอดภัย และการซ่อมแซมบูรณะเอกสาร ( Repair facilities )
                   1. มาตรการจัดเก็บบำรุงรักษาเอกสารจดหมายเหตุ มีดังนี้ คือ การรักษาสภาพสิ่งแวดล้อมทั้งภายในและภายนอก
                       อาคารสถานที่ตั้ง ( Environmental  Conditions )

                   2. การซ่อมและบูรณะเอกสาร  เมื่อเอกสารจดหมายเหตุมีการชำรุดเสียหาย หรือเสื่อมสภาพ จะได้รับการซ่อม หรือ
                       บูรณะให้คงอยู่ในสภาพที่ดี ขบวนการซ่อมบูรณะมีดังนี้

    2.1

    เมื่อรับเอกสารและหนังสือที่ชำรุด หรือเสื่อมสภาพจากฝ่ายรวบรวม และฝ่ายบริการ นำมาตรวจสภาพปัญหา

     

    การชำรุดของเอกสารว่าเกิดขึ้นเนื่องจากสาเหตุใด เช่น ฉีกขาด  ชำรุดจากรอยแมลงกัดแทะ รอยปลวกกิน กรอบเหลืองมีกรดมาก มีรอยพับ  เปื้อนรอยน้ำมัน สนิมเหล็กจากลวดเย็บ  เปรอะเปื้อนจากเทปกาว ฝุ่นละออง ฯลฯ  หรือในกรณีที่เป็นเล่มหนังสือ ที่ตัวเล่มมีสภาพโยกหลวม หน้าฉีกขาด สันปกหลุด มุมปกหัก ตัวเล่มหลุดจากปก เป็นต้น

    2.2.

    ทำความสะอาดโดยใช้แปรงขนอ่อนปัดฝุ่น และใช้ยางลบ ลบรอยสกปรกออก

    2.3.

    ขจัดรอยเปื้อนต่างๆ เช่น จากเทปกาว สก๊อตเทป กาวประเภทต่างๆ น้ำมัน สีหมึกจากปากกาหมึกแห้ง

     

     น้ำชากาแฟ ลิปสติก ดินเหนียว  สนิมเหล็ก โดยสารเคมีต่าง ๆ

    2.4.

    วัดความเป็นกรดในเนื้อกระดาษ โดยใช้กระดาษแถบสี หรือปากกาวัดกรด คือวัดว่ามี Ph (Hydrogen lon

     

    Concentration) อยู่เท่าใด (ใช้น้ำสะอาดป้ายส่วนที่ว่างเป็นทางยาว ทิ้งไว้สักครู่ เพื่อให้กระดาษซึมซับน้ำเข้าไป แล้วนำกระดาษแถบสี หรือปากกาวัดกรด ทาบลงไปที่เราป้ายน้ำ) มีค่ามากน้อยเพียงใด เป็นมาตราส่วนสำหรับวัดค่าความเป็นกรดเป็นด่างของสารละลาย  แบ่งเป็นตัวเลขจาก 0 ถึง 14  ถ้าสูงกว่า 7 ถึง 14 เป็นด่าง หากต่ำกว่า 7 เป็นกรด ถ้าเท่ากับ 7 เป็นกลาง  ในขั้นนี้ควรตรวจสอบหมึกที่ใช้เขียนว่าละลายน้ำหรือไม่ ถ้าละลายน้ำต้องป้องกันด้วยการคัดแยกออกเสียก่อน

     2.5.

     เมื่อทำตามขั้นตอนที่  2.1 - 2.4   เสร็จแล้ว

                   - เขียนใบซ่อมเอกสาร (ตามแบบฟอร์มที่มี)
                   - ในกรณีที่เป็นหนังสือ ต้องบันทึกการซ่อมหนังสือ และต้องเพิ่มขั้นตอน ดังนี้

    1. ในกรณีที่เป็นหนังสือ ที่มีหลายแผ่น หลายยก (ไม่เอาปก) จะนับแผ่นแรกที่มีตัวหนังสือ ให้เขียนเลขหน้าหนังสือใหม่ เขียนด้านบนขวา (ทางด้านขวาบน) เป็นเลขคี่ เช่น 1, 3, 5 ....... ด้วยดินสอ 2 B  จนจบหน้าหนังสือ หรือถึงหน้าที่จะเอา (จนจบ) เช่น จบที่หน้า 193 ทางด้านขวาบน  ในแผ่น เดียวกันกลับหน้าทางด้านซ้าย บรรทัดสุดท้ายของตัวหนังสือ เขียน เลขหน้า/จบ (สำหรับหนังสือภาษาไทย) ถ้าเป็นหนังสือภาษาอังกฤษเขียน เลขหน้า/END   เมื่อตรวจสอบเสร็จต้องบันทึกลงในใบซ่อมแซมเอกสารหรือหนังสือ
       
    2. ในกรณีที่เป็นหนังสือ เป็นเล่มหนา นำหนังสือไปวางที่เครื่องอัด (เอาสันขึ้น) ทาสันหนังสือด้วยแป้งเปียก
      (ทำด้วยแป้งข้าวจ้าว) เพื่อลอกสันเก่าออก อาจจะต้องลอกและทาแป้งเปียกหลายครั้งหน่อย เมื่อลอกสันออกจนหมดแล้ว เอาออกจากเครื่องอัดสัน
       
    3. เมื่อออกจากเครื่องอัดแล้ว เอาหนังสือออกเป็นยก ๆ จนหมดเล่ม
       
    4. แล้วนำมาเรียงที่ตาข่ายเป็นแผ่นหรือเป็นคู่ แล้วเอาตาข่ายวางทับอีกที ทำอย่างนี้ไปเรื่อย ๆ (ซ้อน ๆ กัน) จนเอกสาร/หนังสือ หมด  เพื่อรอการล้างลดกรดต่อไป

               2.6การลดกรด(Deacidification)วิธีลดกรดเป็นกรดในเนื้อแผ่นกระดาษตามหลักการของ W.J. Barrow มีหลักการอยู่ 2 ประการ คือ

         5.  การทำให้กรดในกระดาษมีความเป็นกลางด้วยการล้างสารต่างๆที่ กระดาษดูดซับเอาไว้ออก
         6.  การทำให้กระดาษมีความเป็นด่าง เพื่อจะได้ป้องกันความเป็นกรดในเอกสารต่อไป
     

           มีวิธีการดังนี้ :-

    1. ใช้น้ำสะอาดเป็นน้ำอุ่นธรรมดา เพื่อชะล้างฝุ่นละอองสิ่งสกปรกต่างๆ และละลายกรดในเนื้อเยื้อแผ่นกระดาษ (แช่ 20 นาที) เวลายกขึ้นจากน้ำ จับทางด้านบนเอกสารพร้อมทั้งตาข่าย รอจนให้น้ำสะเด็ดเสียก่อน จึงแช่ลงในน้ำที่ 2
    2. ใช้น้ำอุ่น 3 ส่วนต่อแคลเซี่ยมไฮดร็อกไซด์ (Calcium  Hydroxide) 1 ส่วน ใช้ไม้พายคนให้เข้ากัน (ถ้าไม่มีเครื่องคน) เพื่อล้างกรดออกหรือทำกรดให้เป็นกลาง จากนั้นนำเอกสาร ไปแช่ลง  (แช่ 20 นาที) เวลายกขึ้นจากน้ำ จับทางด้านบนเอกสารพร้อมทั้งตาข่าย รอจนให้น้ำสะเด็ดเสียก่อน  จึงแช่ลงในน้ำที่ 3
    3. ใช้น้ำเย็น 1 ส่วนต่อแคลเซี่ยมไบคาร์บอเนต (Calcium Bicarbonate)  1 ส่วน ผสมกันเป็นสารละลาย ซึ่งเป็นสารป้องกันมิให้กรดกลับเข้ามาในเนื้อกระดาษอีก (แช่ 20 นาที) เวลายกขึ้นจากน้ำ จับทางด้านบนเอกสารพร้อมทั้งตาข่าย รอจนให้น้ำสะด็ดเสียก่อน
    4. เมื่อครบขั้นตอนการล้าง /แช่ทั้ง 3 น้ำแล้ว นำเอกสารมาผึ่ง เรียง โดยมีตาข่ายรองเอกสารอยู่ (ตากให้แห้งสนิท หรือใช้เวลา 1-2 คืน)  และเมื่อแห้งสนิทแล้ว นำออกมาจากตาข่าย  เข้าสู่ขบวนการซ่อมบูรณะต่อไป

    การซ่อมบูรณะ ( Restoration )
           ควรพิจารณาและเลือกวิธีการซ่อมให้เหมาะสมกับสภาพการชำรุดของเอกสาร เช่น ถ้าชำรุดมีรอยฉีกขาด รอยพับ รอยเปื้อนต่างๆ ปรากฏอยู่ แต่ว่าสภาพเอกสารแข็งแรง เนื้อกระดาษยังมีความเหนียวอยู่ ก็ใช้วิธีการซ่อมเล็กน้อย โดยใช้ยางลบลบออก หรือใช้ตัวละลายขจัดรอยเปื้อนออก การนำเข้าแท่นอัดๆ ให้เรียบ หรือปะรอยขาด ด้วยกระดาษทากาวแป้งเปียก เป็นต้น
           หรือถ้ากรณีมีสภาพที่กรอบแห้ง เปราะแตกหักง่าย ฉีกขาดรุ่งริ่ง หลังจากผ่านกระบวนการล้าง ลดกรดแล้ว นำมาซ่อมด้วยวิธีผนึก
    ( Lamination ) ทั้งสองด้านด้วยกาวแป้งเปียกธรรมดาที่เตรียมจากแป้งข้าวจ้าว  และกระดาษเยื้อบางญี่ปุ่น ( Japanese  tissues ) โดยมีขั้นตอนดังต่อไปนี้ :-
     

             วิธีทำขั้นตอนที่ 1

    1. โต๊ะต้องเป็นกระจกหรือปูด้วยฟอร์เมก้า
    2. ฉีดน้ำที่โต๊ะให้ทั่วพอเหมาะกับแผ่นเอกสาร
    3. นำกระดาษเยื้อบางญี่ปุ่น (ทางด้านมัน) ทับตรงที่ฉีดน้ำ แล้วทำให้เรียบ โดยไล่ฟองอากาศออกด้วยมือ
    4. ทากาวแป้งเปียกทับลงไปให้ทั่วทั้งแผ่นบนกระดาษเยื้อบางญี่ปุ่น(ใช้แปรงทาสีขนาด 2.5 นิ้ว)
    5. พ่นน้ำที่เอกสารทั้ง 2 ด้าน แล้วนำมาวางทับลงบนกระดาษเยื่อบางญี่ปุ่น ที่ทากาวแป้งเปียกไว้ ทำให้เรียบ โดยไล่ฟองอากาศออกด้วยมือ
    6. ทากาวแป้งเปียกอีกครั้งบนเอกสาร
    7. วางทับด้วยกระดาษเยื้อบางญี่ปุ่นอีกครั้ง (ทางด้านหยาบ/สาก) ให้ติดทับกับเอกสาร ทำให้เรียบ โดยไล่ฟองอากาศออกด้วยมือ ใช้แปรงขนม้าทำความสะอาด ปัดตรงกลางออกซ้าย-ขวา ของเอกสาร (เมื่อผนึกเสร็จ 1 แผ่น ให้ตากที่ราวตากผ้า)
    8. นำออกมาติดที่ราวตากผ้า ติดด้านบนพับขอบขึ้น (ใช้ราวตากผ้าแบบอลูมิเนียม) ทำแบบนี้ จนเอกสารที่จะซ่อมหมด ตากให้แห้งสนิท หรือทิ้งไว้ 1 คืน ที่ราวตาก (ห้ามนำออกมาตากแดด)
    9. เมื่อเอกสารแห้งสนิทแล้ว เก็บมาตัดขอบ (ตัดขอบกระดาษกว้าง-ยาว มากกว่าเอกสาร 1 ซม.) แล้วนำมาเรียงเข้าเล่ม  ถ้าเป็นหนังสือให้เรียงเป็นยก ๆ เมื่อทำการซ่อมแซมบูรณะแบบผนึกเสร็จทั้ง 9 ขั้นตอนแล้ว ขั้นตอนต่อไปจะเป็นการนำมาอัด โดยมีขั้นตอนดังต่อไปนี้ :-

         วิธีทำขั้นตอนที่ 2

    1. นำกระดาษซับ 2-4 แผ่น วางลงบนโต๊ะกระจกหรือโต๊ะที่ปูด้วยฟอร์เมก้า
    2. นำกระดาษไขวางทับ 1 แผ่น (เพื่อป้องกันเอกสารติดกับกระดาษซับ)
    3. พรมน้ำที่เอกสารทั้ง 2 ด้าน แล้ววางเอกสารที่กระดาษไข
    4. เอากระดาษไขวางทับที่เอกสารอีก 1 แผ่น
    5. เอากระดาษซับ 2 แผ่น  วางทับที่กระดาษไขอีกครั้ง ทำซ้อน ๆ กันอย่างนี้ไปเรื่อย ๆ จนกว่าเอกสารหมด และวางทับด้วยกระดาษซับอีก 4 แผ่น
    6. นำไปเข้าแท่นอัด รอจนแห้งสนิท หรือทิ้งไว้ 1-2 คืน
    7. เมื่อแห้งสนิทแล้ว เอาออกจากเครื่องอัด ตัดขอบให้เรียบร้อย (เท่ากับหน้าเอกสาร) นำมาเรียง หน้าพร้อมที่จะนำมาสู่ขั้นตอนการเย็บด้วยมือหรือเย็บกี่ ถ้าเป็นหนังสือ ให้เรียงเป็นยกๆ พร้อมที่จะนำมาสู่ขั้นตอนการเย็บกี่

    อุปกรณ์ที่ต้องใช้ในการซ่อมบูรณะแบบผนึก

    1. กระดาษแถบสี หรือปากกาวัดกรด คือวัดว่ามี Ph ( Hydrogen lon Concentration ) (สมาคมห้องสมุดหรือร้านอุปกรณ์วิทยาศรม )
    2. ดินสอ 2 B (ร้านเครื่องเขียน)
    3. สารแคลเซี่ยมไฮดร็อกไซด์ ( Calcium  Hydroxide ) (ร้านอุปกรณ์วิทยาศรม หรือร้านเคมีภัณฑ์ )
    4. สารแคลเซี่ยมไบคาร์บอเนต ( Calcium bicarbonate )  (ร้านอุปกรณ์วิทยาศรม หรือร้านเคมีภัณฑ์ )
    5. น้ำแคลเซี่ยม (ร้านอุปกรณ์วิทยาศรม หรือร้านเคมีภัณฑ์ )
    6. ถังน้ำขนาดใหญ่ 3 ใบ ( ร้านสุขภัณฑ์ )
    7. ถังคาร์บอนไดออกไซด์ พร้อมด้วยสายยาง (ร้านอุปกรณ์วิทยาศม หรือร้านเคมีภัณฑ์ )
    8. มอเตอร์กวนสารละลาย หรือจะใช้ไม้พายกวนก็ได้
    9. แผ่นตาข่ายพลาสติก ใช้ลองเอกสาร (เย็บขอบให้เรียบร้อย) (ร้านสุขภัณฑ์ )
    10. อ่างน้ำ แช่เอกสาร (2 อ่าง) เป็นเซรามิค หรืออลูมิเนียม ต้องทำให้ลึก-กว้าง ขนาดพอเหมาะ กับเอกสารที่จะซ่อม มีท่อระบายน้ำทิ้ง ( ทำเอง )
    11. เตาไฟฟ้า แบบฐานกลม
    12. หม้อต้มน้ำขนาดใหญ่ (ขอให้ใช้หม้อเคลือบ)
    13. หม้อตุ๋น 2 ใบ ซ้อนกัน (ใช้กวนกาวแป้งเปียก)
    14. แป้งข้าวจ้าว ใช้ทำกาวแป้งเปียก (ควรใช้  วันต่อวัน)
    15. กระดาษซับน้ำ 190 แกรม ( ซื้อได้ที่ร้านนานาภัณฑ์  ท่าพระจันทร์ )
    16. กระดาษไข (ร้านขายอุปกรณ์เบอร์เกอรรี่)
    17. กระดาษเยื่อบางญี่ปุ่น ( ซื้อได้ที่ร้านนานาภัณฑ์  ท่าพระจันทร์ )
    18. แปรงทาสี 2.5 นิ้ว (ร้านสุขภัณฑ์ )
    19. แปรงขนม้า ใช้ทำความสะอาด ( สมาคมห้องสมุดหรือร้านอุปกรณ์วิทยาศรม )
    20. กระบอกฉีดน้ำ
    21. เหล็กแบน ไว้เขี่ยเอกสารเวลาซ่อมผนึก (สมาคมห้องสมุดหรือร้านอุปกรณ์วิทยาศรม )
    22. ราวตากเอกสาร แบบอลูมิเนียม
    23. โต๊ะกระจก หรือโต๊ะที่ปูด้วยฟอร์เมก้า (ควรเป็นโต๊ะกระจกมากกว่า)
    24. แท่นอัด (สั่งทำ)
    25. ไม้เนียนทำให้เอกสารเรียบ ( สมาคมห้องสมุด )
    26. พู่กันเบอร์ 16
    27. คัดเตอร์
    28. ไม้ฉาก
    29. เข็มและด้ายฝ้าย

           การซ่อมบูรณะแบบผนึกจะช่วยคืนสภาพของเอกสารให้กลับมามีความคงทนแข็งแรง และยืดอายุการใช้งานได้นาน นอกจากนี้การซ่อมบูรณะแบบผนึก ( Lamination )  ยังมีอีกวิธีการหนึ่ง คือ การใช้ตัวทำละลายเข้ามาช่วย เช่น วิธีการ Solvent  Lamination เป็นการผนึกด้วยตัวทำละลายที่มีชื่อว่า Acetone โดยให้เอกสารต้นฉบับอยู่ตรงกลาง ประกอบด้วย Cellulose Acetate  Film และกระดาษเยื้อบางญี่ปุ่นทั้งสองด้าน ใช้สำลีหรือแปรงจุ่มตัวทำละลาย Acetone ทาทั้งสองด้าน วิธีการนี้ต้องทำในห้องที่มีการระบายอากาศที่ดี เพราะ Acetone มีกลิ่นแรง และเป็นอันตรายต่อระบบหายใจ ถ้าสูดดมติดต่อกันเป็นเวลานาน

                   อีกกรณีหนึ่งที่เอกสารไม่สามารถซ่อมบูรณะแบบผนึกได้เพราะเอกสารยุ่ยเปื่อยมาก ไม่สามารถ นำเข้ากระบวนการได้   จึงมีขั้นตอนดังต่อไปนี้
          
    วิธีการทำ

    1. นำกระดาษเยื่อบางญี่ปุ่น (ด้านมัน) วางลงบนโต๊ะ
    2. เอาแผ่นอาซีเตท (Acetate) ฟิล์มวาง
    3. วางเอกสาร
    4. เอาแผ่นอาซีเตท (Acetate) ฟิล์มวาง
    5. นำกระดาษเยื่อบางญี่ปุ่น (ด้านหยาบ/สาก)
    6. เอาสำลีจุ่มสารละลายAcetoneเช็ดเป็นทางเดียวกัน จากนั้นก็จะแห้งทันที นำมาเก็บได้

    หลักสำคัญในการซ่อมบูรณะ

    1. ต้องคงรูปลักษณ์เดิมของเอกสารไว้ให้มากที่สุด หลีกเลี่ยงการต่อเติมและตกแต่งให้เปลี่ยนแปลงไปจาก สภาพเดิม
    2. วัสดุที่ใช้ในการซ่อมจะต้องมีความแข็งแรง คงทน และไม่เป็นอันตรายต่อเอกสาร
    3. ขอบเขตของส่วนที่ซ่อม ควรให้มองเห็นได้อย่างชัดเจน
    4. ตัวอักษรต้องคงความชัดเจน และไม่ถูกทำให้เสียหาย
    5. กระบวนการที่ใช้ในการซ่อมสามารถนำกลับมาซ่อมใหม่ได้เมื่อเกิดความผิดพลาด
    6. กระบวนการที่ใช้ในการซ่อมต้องมีประสิทธิภาพ คุณภาพดีที่สุด ประหยัด และสะอาด ปลอดภัยที่สุด
       

    แนวทางแก้ไขปัญหาสำหรับเอกสารที่เขียนหรือพิมพ์ด้วยหมึกที่ละลายน้ำ
           เอกสารจดหมายเหตุประเภทกระดาษจะประสบปัญหาอยู่ 2 ประการ คือ จำนวนกรดที่สะสมอยู่ภายในเนื้อกระดาษ เนื่องจากสารตกค้างในกระบวนการผลิตจากโรงงานและกรดแก๊สจากภายนอก เช่น คาร์บอนไดอ็อกไซด์ ซัลเฟอร์ไดอ็อกไซด์ และไนโตรเจนอ็อกไซด์  ปัญหานี้แก้ไขด้วยการล้างกรด (Deacidification) ด้วยสารละลายซึ่งเป็นกระบวนการปรับสร้างสภาพของกระดาษให้กรดลดน้อยลงหรือทำให้กรดมีสภาพเป็นกลาง  ซึ่งกระบวนการล้างลดกรดก็ได้สร้างอีกปัญหาหนึ่งขึ้นกับเอกสารจดหมายเหตุประเภทกระดาษที่เขียนหรือพิมพ์ด้วยหมึกที่ละลายน้ำได้ เมื่อพบว่าเอกสารเขียนหรือพิมพ์ด้วยหมึกชนิดนี้ การใช้วิธีการลดกรดจะต้องเลือกสารละลายชนิดที่ไม่ละลายหมึก แต่ถ้าหากจำเป็นต้องใช้สารละลายเป็นน้ำซึ่งเป็นสารเคมีที่มีฤทธิ์เป็นด่างอย่างเช่นน้ำสารละลายแคลเซี่ยมไฮร็อกไซด์ (Calciumhydroxide) แคลเซี่ยม ไบคาร์บอเนต (Calcium bicarbonate ) ในการล้างกรดที่เรียกว่า 2 baths  deacidifications ก็มีวิธีการป้องกันหมึกไม่ไห้ละลายได้ดังนี้
     

           1. ใช้สารละลาย Cellulose  acetate 5% ละลายใน Methyl  Ethyl Ketone dioxane  กับ acetone ในอัตราส่วน 1:1:1 โดยปริมาตร ทาด้วยแปรงบนตัวอักษรที่เขียนหรือพิมพ์ด้วยหมึกที่ละลายน้ำ  ทิ้งไว้แห้งแล้วจึงจะดำเนินการล้างต่อไป
           2. ใช้สารละลายตัวอื่นเช่น แอลกอฮอล์แทนน้ำ เคมีภัณฑ์ที่ใช้มี 
    Ba (OH) 2  bariumhydroxide ละลายใน Methanol โดยการสเปรย์สารละลายบนเอกสารที่มีฤทธิ์เป็นกรด หรือจุ่มลงในน้ำยาหรือใช้น้ำยาแปรงลงไปบนเอกสารก็ได้
     

    วิธีการซ่อมพิมพ์เขียว
           1. การล้างพิมพ์เขียว ล้างลดกรด ล้างเหมือนขั้นตอนการล้างเอกสารทุกอย่าง จนมาถึงขั้นตอน การตากแห้งสนิทแล้ว
           2. จะซ่อมแผ่นพิมพ์เขียวบนโต๊ะ (โต๊ะกระจกหรือโต๊ะที่ปูด้วยฟอร์เมก้า) 
     

    วิธีการซ่อม

    1. แช่ผ้าซับในในน้ำธรรมดา (น้ำแคลเซี่ยม)  (ผ้าซับในต้องมีขนาดใหญ่กว่าแผ่นพิมพ์เขียว)
    2. ฉีดน้ำ (น้ำแคลเซี่ยม) ลงบนโต๊ะ ขนาดกว้างยาวเท่ากับผ้าซับใน
    3. ทากาวแป้งเปียกลงบนโต๊ะ ขนาดเท่ากับผ้าซับใน
    4. แล้วบิดผ้าซับในที่แช่น้ำให้หมาด ๆ แล้วปูทับลงไปบนโต๊ะ ที่ทากาวแป้งเปียก แล้วใช้ แปรงขนม้า  ทำให้เรียบ ไล่ฟองอากาศออก
    5. ทากาวแป้งเปียกลงบนผ้าให้ทั่วอีกครั้งหนึ่ง (โดยใช้แปรงขนม้าหรือแปรงทาสีก็ได้)
    6. เอากระดาษเยื้อบางญี่ปุ่นขนาดใหญ่กว่าพิมพ์เขียว (หรือถ้าไม่มีแผ่นใหญ่ จะใช้ 2 แผ่นก็ได้) วางทาบลงไปบนแป้งเปียกที่ทา ทำให้เรียบ ไล่ฟองอากาศออก
    7. ทากาวแป้งเปียกอีกครั้ง
    8. ฉีดน้ำทั้งสองด้านที่พิมพ์เขียว แล้วนำมาทาบลงบนกระดาษเยื้อบางญี่ปุ่น ทำให้เรียบ ไล่ฟอง อากาศออก
    9. ทากาวแป้งเปียกอีกครั้ง ทำให้เรียบ ไล่ฟองอากาศออก
    10. เอากระดาษเยื้อบางญี่ปุ่นทับอีกครั้ง (ด้านหยาบหรือสาก) ลงทำให้เรียบ ไล่ฟองอากาศออก ใช้ฟองน้ำ  ชุบน้ำหมาดๆ ปราดให้เรียบอีกครั้ง แล้วรอให้แห้งสนิท หรือทิ้งไว้ 1 คืน
    11. เมื่อแห้งสนิทแล้ว  แกะมุมผ้าทั้ง 4 ด้านขึ้นมา  แล้วจับมุม 2 ข้าง ที่จะดึงให้ตึง แล้วยกขึ้น แรงๆ
    12. แกะมุมกระดาษเยื้อบางญี่ปุ่นทั้ง 4 ด้านออกจากผ้า  แล้วคว่ำลงกับโต๊ะ
    13. ดึงผ้าออกจากกระดาษเยื้อบางญี่ปุ่น
    14. ตัดขอบทั้ง 4 ด้าน  ให้เหลือประมาณ 1 บรรทัดหรือ 1 นิ้ว  เป็นอันเสร็จขบวนการซ่อมพิมพ์เขียว นำไปเก็บใส่ซอง (ทำเอง) และใส่ลิ้นชักตู้ให้เรียบร้อย บันทึกการซ่อม ใส่รหัสเอกสารต่อไป (ห้ามเก็บ โดยการม้วนหรือพับ)

    การเตรียมกาวแป้งเปียก
           1. ใช้แป้งข้าวจ้าว (ตราทานตะวัน  ชนิดโม่น้ำดีพิเศษ)
           2. แป้งข้าวจ้าว 100 กรัม/ต่อน้ำ 1 ลิตร  (ต้องเป็นน้ำแคลเซี่ยมไบคาร์บอเนต)
           3. เตาไฟฟ้า แบบฐานกลม
           4. หม้อตุ๋น 2 ใบ ซ้อนกัน  (ใช้กวนกาวแป้งเปียก)
                   - ใบแรกใส่น้ำธรรมดา ต้มให้เดือดที่เตาไฟฟ้า แบบฐานกลม
                   - ใบที่สอง ใส่แป้งข้าวจ้าว 100 กรัม/ต่อน้ำ 1 ลิตร (ต้องเป็นน้ำแคลเซี่ยมไบคาร์บอเนต) หรือตามปริมาณที่ต้องการ
                     (ต้องคนตลอด) วางบนหม้อตุ๋นใบแรกที่เตาไฟฟ้าแบบฐานกลม ที่มีน้ำเดือดรออยู่  คนจนกว่าจะสุก
           5. เมื่อสุกแล้ว นำออกมาจากหม้อตุ๋นใบแรก และนำมาแช่น้ำธรรมดา  ต้องคนตลอดจนกว่าจะเย็น  ถ้าเห็นว่าเย็นแล้ว
                 ก็เทใส่ภาชนะที่เตรียมไว้ (ควรใช้วันต่อวัน ห้ามใช้ข้ามวัน)
     

    แหล่งที่ซื้อของอุปกรณ์
           1. สมาคมห้องสมุด
           2. ร้านนานาภัณฑ์  ท่าพระจันทร์
                   - กระดาษเยื้อบางญี่ปุ่น  ขนาด  24x36 นิ้ว 14 G/m2
           3. ร้านเครื่องเขียน
                   - กระดาษซับ ขนาด 17.5 x 22.5 นิ้ว
                   - กระดาษสา ขนาดหนา
                   - กระดาษห่อปกหนังสือ 270 แกรม
                   - กระดาษห่อ  รูป ฟิล์ม สไลด์  (ใช้กระดาษห่อของสีน้ำตาล)
                   - เข็ม
                   - ด้ายฝ้าย
           4. ร้านขายอุปกรณ์เบอร์เกอร์รี่
                   - กระดาษไข ยี่ห้อ
    REYNOLDS (CUT-RITE  WAX PAPER )
           5. ร้านอุปกรณ์แพทย์/ร้านเคมีภัณ์/ร้านวิทยาศม
                   - สารเคมีต่าง ๆ
                   - กระดาษวัดกรด Ph 0-14